Buku Naik Pangkat

1

Patah Semangat Kerana Tidak Naik Pangkat

Banyak orang yakin bahawa orang yang berhak dinaikkan pangkatnya adalah orang yang kuat dan rajin bekerja. Ini adalah keyakinan orang yang menjadi pekerja. Ini bukan keyakinan pihak yang menjadi majikan.

Satu lagi keyakinan di kalangan pekerja adalah orang yang lebih senior lebih berhak dinaikkan pangkat kerana jasa-jasanya kepada syarikat adalah lebih banyak dibandingkan dengan pekerja yang junior. Ini pun keyakinan orang yang bekerja, bukan keyakinan majikan.

Itulah sebabnya pekerja yang amat kuat bekerja akhirnya berasa patah semangat dan kecewa kerana disebabkan apabila tiba masanya majikan memilih siapa yang hendak dinaikkan pangkatnya, mereka yang rajin tidak dipilih. Sebaliknya mereka melihat rakan mereka yang mereka anggap tidak serajin diri mereka sendiri, dan tidak sepandai mereka dalam pekerjaannya, telah dinaikkan pangkat.

Perasaan kecewa itu timbul disebabkan mereka berasa dirinya dianiaya oleh majikan kerana mereka yakin pekerja yang paling rajinlah yang paling berhak dinaikkan pangkatnya.

Mereka juga berasa sia-sia mereka bekerja rajin untuk syarikat kerana akhirnya mereka tidak dinaikkan pangkat, manakala orang pula yang menerima habuan itu.

Rasa kecewa dan patah semangat menyebabkan mereka berfikir mahu berhenti kerja dan mencari pekerja dengan majikan lain. Keadaan ini merugikan kedua-dua pihak, baik pihak pekerja itu sendiri mahupun pihak majikan.

Bagi si pekerja, mereka mengalami beberapa kerugian. Pertama, mereka kehilangan nikmat sosial, yakni keselesaan bekerja dengan rakan-rakan sekerja yang sudah terbina selama bertahun-tahun, manakala di tempat baru mereka terpaksa menjalin hubungan sosial dari sifar semula. Kehadiran mereka di tempat baru belum tentu diterima dengan hati terbuka oleh pasukan pekerja di sana. Apatah lagi jikalau mereka ditawarkan jawatan tinggi yang tentu sekali menutup peluang pekerja di sana dilantik ke jawatan itu.


2

Kriteria Penting Naik Pangkat

Dalam suatu kajian yag pernah dijalankan oleh majalah FORTUNE International, 500 orang ketua eksekutif syarikat yang tergolong dalam senarai syarikat-syarikat terbaik di Amerika telah ditanya apabila mereka mencari timbalan, apakah 3 kriteria paling utama yang mereka akan kenalpasti pada bakal calon itu.

Tiga kriteria yang mereka sebut oleh ketua-ketua eksekutif itu adalah (i) pandai mendorong orang-orang lain, (ii) pandai berkomunikasi dengan orang-orang lain, dan (iii) memiliki pengetahuan teknikal dalam aktiviti syarikat.

Mengapa tiga kriteria itu sangat penting, bukan senioriti dan bukan juga kuat bekerja. Senioriti dan kuat bekerja bukan faktor paling penting dalam menjamin survival syarikat.

Antara tiga kriteria utama itu pengetahuan teknikal diletakkan di tempat ketiga. Maksud 'pengetahuan teknikal' bermakna memiliki kepakaran dalam kerja-kerja teknikal, sebagai contoh dalam syarikat pembuatan roti bermakna dia pandai membuat roti, ataupun dalam syarikat restoran bermakna dia mesti pandai memasak. Meskipun syarat ini penting tetapi pengetahuan teknikal diletakkan pada tempat ketiga, selepas pandai mendorong dan pandai berkomunikasi. Manakala syarat rajin bekerja tidak disebut langsung!

Dalam syarikat pembuat roti, pekerja dapur yang pandai membuat roti mungkin mempunyai bakat dan ilmu berkenaan membuat roti sahaja. Sebagai seorang pekerja yang sangat rajin membuat kerja-kerjanya sekarang, dia belum tentu mempunyai bakat-bakat, ilmu dan kemahiran bagi melaksanakan fungsi-fungsi, akauntabiliti dan tugas-tugas yang tidak lagi ada kaitannya dengan kerja-kerja membuat pelbagai roti.

Sebagai contoh, salah satu kriteria bagi mengisi jawatan supervisor kilang adalah bakat, ilmu dan kepandaian mendorong orang-orang bawahan. Ketiga-tiga kriteria itu tiada kaitan dengan bakat, ilmu dan kepandaian membuat roti. Itulah sebabnya, apabila majikan mencari calon bagi jawatan supervisor kilang maka kriteria rajin bekerja dan pandai membuat roti tidak lagi diambil kira. Jika diambil kira sekalipun, ia bukan kriteria utama. Yang lebih diutamakan adalah bakat mendorong orang lain dan bakat berkomunikasi.

Fungsi mendorong orang lain dan berkomunikasi adalah antara banyak fungsi yang mesti dilakukan oleh ketua di tempat kerjanya. Kedua-duanya adalah fungsi pemimpin. Di dalam syarikat pembuat roti, naik pangkat menjadi supervisor bermakna menjalankan fungsi-fungsi kepimpinan, bukan lagi membuat roti.


3

Naik Pangkat Bukan Ganjaran Rajin Bekerja

Banyak orang yakin syarat naik pangkat adalah rajin bekerja dan produktiviti kerja yang tinggi. Oleh itu mereka rajin bekerja dengan harapan mereka akan dinaikkan pangkat.

Namun kita dapat lihat bahawa individu-individu yang memegang jawatan tinggi bukan hanya rajin bekerja. Mereka juga memiliki ciri-ciri lain, dan salah satu ciri itu adalah mereka pandai bercakap.

Naik pangkat bukan ganjaran yang diberikan oleh majikan bagi sifat rajin bekerja ataupun sikap taat lurus bendul kepada ketua. Ganjaran bagi tingkah laku rajin bekerja yang disediakan oleh majikan adalah dalam bentuk-bentuk seperti kenaikkan pada gaji bulanan, komisen, bonus, percutian dan banyak lagi. Dalam erti kata yang mudah, naik pangkat bukan upah rajin bekerja.

Pangkat juga bukan upah untuk pekerja yang hanya cekap membuat kerja-kerjanya yang ada sekarang. Bagi pekerja yang hanya cekap mengeluarkan roti dengan banyaknya, maka dia layak diberi gaji tambahan, komisen, bonus dan lain, tetapi dia tidak layak dinaikkan pangkat.

Pekerja yang rajin bekerja belum tentu memiliki bakat dan keupayaan melaksanakan peranan pada peringkat jawatan tinggi. Setiap pangkat mempunyai peranan penting bagi memastikan survival syarikat. Bagi tiap-tiap pangkat ada senarai fungsi, akauntabiliti dan tugas-tugasnya.

Sebagai contoh, dalam syarikat pembuat roti, kecekepan membuat roti bukan lagi menjadi fungsi-fungsi, akauntabiliti dan tugas-tugas seorang supervisor dalam kilang roti itu. Justeru tukang roti yang paling rajin dan cekap tidak semestinya mempunyai kebolehan menjadi supervisor kilang roti.

Justeru, pekerja-pekerja di kilang roti yang rajin membuat roti sehingga larut malam mungkin hanya pandai bekerja dengan tepung, ragi dan oven di dalam dapur kilang rotinya. Namun pandai membuat roti bukan salah satu kriteria utama kenaikkan pangkat. Pengetahuan teknikalnya itu terletak dalam tempat ketiga. Dua kriteria yang lebih penting adalah pandai mendorong dan pandai berkomunikasi.


4

Meningkatkan Peluang Naik Pangkat

Senioriti dan rajin bekerja semata-mata tidak menaikkan peluang seseorang naik pangkat. Ini adalah realiti.

Bagi mengisi jawatan yang lebih tinggi seseorang itu perlu memiliki (i) lebih banyak bakat, (ii) lebih banyak ilmu, dan (iii) lebih banyak kemahiran yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi, akauntabiliti dan tugas-tugas yang dibebankan kepada jawatan tinggi itu.

Banyak pekerja memiliki ketiga-tiga ciri itu. Tetapi jika ketiga-tiga perkara itu tidak dipamerkan, tidak ditonjolkan kepada para ketua dan rakan-rakan sekerja, terutama kepada mereka yang berkuasa memilih siapa yang hendak dinaikkan pangkatnya, maka dia tidak akan terpilih.

Peluang seseorang itu naik pangkat dipengaruhi oleh kebolehannya berkomunikasi dengan menggunakan cara-cara yang efektif. Sama ada dia akan naik pangkat ataupun tidak pada masa hadapan sangat dipengaruhi oleh tiga perkara.

Pertama, bagaimana dia menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan oleh panel penemuduga.

Ini memerlukan kemahiran berkomunikasi. Dia perlu belajar cara-cara yang betul menjawab pertanyaan panel. Banyak orang apabila ditanya oleh panel penemuduga mereka memberi jawapan yang jujur dan ikhlas, bukan jawapan yang betul.

Banyak juga orang yang bertelagah dengan ahli panel. Tidak kurang pula yang bercakap dalam temuduga naik pangkat menggunakan bahasa patah-patah, bahasa campur aduk, dan bahasa dialek.

Kedua, kebolehannya menulis surat, laporan dan kertas kerja yang meyakinkan.

Ini memerlukan kemahiran berkomunikasi secara bertulis. Semakin tinggi sesuatu jawatan, semakin banyak surat-menyurat, laporan, kertas kerja dan kertas projek yang mesti dibuat.

Banyak orang, semasa berada di jawatan junior, mereka tidak mengambil berat mahu belajar cara-cara menulis surat, laporan dan kertas kerja. Apabila mereka diminta oleh ketua supaya menolong menuliskan surat, laporan dan kertas kerja, mereka tidak suka lalu melakukannya dengan hati yang berat. Banyak orang yang seboleh-bolehnya mahu mengelak daripada diarahkan oleh ketua melakukan kerja-kerja itu kerana bagi mereka itu bukan kerja hakiki mereka. Dengan sikap begitu mereka tidak belajar teknik-teknik dan format-format yang betul apabila berkomunikasi menggunakan tulisan, padahal kemahiran itu sangat penting bagi tujuan naik pangkat.

Ketiga, kebolehannya menonjolkan bakat-bakat dan kemahiran-kemahiran yang dimilikinya.

Ini juga memerlukan kemahiran berkomunikasi. Bakat dan kemahiran perlu ditonjolkan. Aktiviti mempamerkan dan menonjolkan bakat hanya dapat dilakukan dalam proses berkomunikasi apabila menghadiri dan mengambil bahagian secara aktif dalam majlis-majlis seperti mesyuarat, perbincangan, perundingan, taklimat, persembahan dan persidangan.

Orang yang dinaikkan pangkatnya bukan hanya perlu pandai berkomunikasi dengan orang bawahannya, rakan sejawatnya, tetapi dia juga perlu berkomunikasi dengan orang-orang di luar organisasinya. Sebagai contoh para pegawai syarikat swasta perlu berkomunikasi dengan pegawai-pegawai kerajaan, dengan petugas syarikat-syarikat lain, dengan pelanggang syarikatnya sendiri, dan dengan sesiapa sahaja yang memberi bermacam-macam khidmat kepadanya.

Banyak orang, semasa dia berada dalam jawatan junior, mereka tidak mahu aktif dalam persatuan. Apabila ada majlis, mereka tidak mahu mengambil bahagian aktif dan tidak mahu tampil ke hadapan atas alasan itu bukan kerja hakiki mereka dan hanya menambahkan beban kerjanya yang sudah sedia ada. Padahal, dengan mengambil bahagian dalam pelbagai majlis dan acara itu dia berpeluang mempamerkan dan menonjolkan bakat-bakat dan kemahiran yang dimilikinya, yang sangat berguna dalam jawatan yang lebih tinggi.


5

Fasih Bercakap

Suatu perkara yang mudah kita lihat adalah kenyataan bahawa semua orang yang memegang jawatan tinggi pandai bercakap. Mereka pandai menyampaikan ucapan, pandai menyampaikan taklimat, pandai bercakap dengan wartawan, pandai menjadi panel forum, pandai menjalankan pembentangan kertas projek, pandai mempengerusikan mesyuarat, dan banyak lagi aktiviti yang menghendaki seseorang itu bercakap di depan khalayak.

Justeru, fasih bercakap adalah salah satu syarat penting naik pangkat, tetapi syarat ini tidak dituliskan di mana-mana, oleh sebab itu perkara ini tidak disangka sangat penting. Sebagai contoh, syarat pandai bercakap tidak dimasukkan dalam permohonan kenaikan jawatan, akibatnya banyak orang yang tidak mengambil berat memperbaiki kefasihan mereka bercakap dalam acara-acara rasmi.

Bahasa dan Integriti
Bahasa adalah salah satu modal bisnes yang penting. Dengan menggunakan bahasa semata-mata kita dapat menarik banyak duit dari akaun bank orang-orang lain lalu masuk ke dalam akaun bank kita.

Dalam dunia bisnes, kita hanya mahu berurusan dengan orang yang kredibel dan berintegriti kerana hanya dengan itu sahaja kita berasa selesa dan selamat berurus-niaga, baik menjual ataupun membeli, meminjam wang ataupun meminjamkan wang, memberi kredit mahupun menerima kredit, menyerahkan kontrak mahupun menjalankan kontrak.

Individu yang kredibel adalah individu yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran dalam perkara-perkara yang dipercakapkannya.

Bakal klien mesti yakin bahawa kita seorang yang kredibel, barulah beliau mahu berurusan dengan kita.

Sebagai contoh, apabila kita mahu mendapatkan kontrak menjalankan bengkel latihan komunikasi, bakal klien mesti yakin bahawa kita memiliki ilmu-ilmu komunikasi dan mempunyai skill berkomunikasi dengan baik. Klien juga mesti yakin kita memiliki ilmu-ilmu dan skill mengendalikan bengkel latihan. Barulah kita ini kredibel di matanya.

Individu yang mempunyai integriti adalah orang yang diyakini bukan pendusta, dan bukan penyamar, apatah lagi penipu. Bakal klien akan scan kita bagi mengenalpasti ciri-ciri penyamar yang mungkin ada pada diri kita. Dia mesti yakin orang yang datang ke pejabatnya itu tidak menyamar sebagai seorang pakar.

Banyak faktor membantu kita mencipta imej sebagai orang yang kredibel dan berintegriti tinggi. Antara faktor-faktor itu adalah bahasa yang kita gunakan apabila menulis SMS, menulis emel, menulis dalam blog, dalam Facebook, web rasmi, dan apabila bercakap dalam telefon, di radio, di TV, dan apabila bercakap orang-dengan-orang.

Bahasa yang digunakan oleh seseorang adalah mencerminkan ilmu-ilmu dan maklumat yang ada dalam otaknya.

Orang boleh menyamar dengan berbagai cara -- melainkan dengan bahasa. Bahasa (perkataan, istilah, frasa dan wacana) seorang jurutera adalah berbeza daripada bahasa seorang juruteknik.

Yang menjadi isu sekarang ini, banyak berlaku kes di mana klien menyangka orang yang datang ke pejabatnya itu adalah seorang 'juruteknik' sedangkan dia sebenarnya seorang 'jurutera', disebabkan si 'jurutera' bercakap menggunakan bahasa 'juruteknik'.

Justeru, bahasa yang kita gunakan memainkan peranan penting mencipta kredibiliti dan integriti diri kita pada pandangan mata bakal klien.

Berbahasa dengan Orang Atasan

Dompet pelanggan yang berpelajaran tinggi adalah tebal dengan duit.

Apabila kita dapat membekalkan mereka dengan produk ataupun perkhidmatan, banyaklah duit dari akaun bank mereka yang dapat kita pindahkan masuk ke dalam akaun bank kita.

Berniaga dengan pelanggan berpelajaran tinggi sangat menguntungkan, semata-mata disebabkan duit mereka banyak. Semakin banyak duit pelanggan kita, semakin banyak duitnya yang dapat kita pindahkan ke dalam akaun bank kita.

Pengurusan hotel-hotel 5-bintang adalah contoh mereka yang pandai berniaga dengan pelanggan yang banyak duit. Namun ada peniaga kecil-kecilan yang tidak kurang pandainya berniaga dengan orang yang banyak duit.

Orang yang banyak duit banyak kerenahnya. Banyak perkara yang tidak diminta oleh pelanggan kecilan, diminta oleh pelanggan yang banyak duit.

Banyak perkara yang tidak menjadi kudis kepada orang kecilan, sebaliknya menjadi pantang besar kepada orang yang banyak duit.

Ego individu yang berpelajaran tinggi tidak serupa dengan ego orang kecilan.

Sebagai contoh, pelanggan kecilan tidak sakit hati apabila mereka dilayan dengan panggilan pakcik, makcik, abang, kakak dan lain-lain panggilan kampungan, tetapi tidak begitu halnya bagi pelanggan yang berpelajaran tinggi.

Apabila kita pandai mengurut-urut ego orang yang banyak duit, dia tidak kisah berapa banyak margin yang kita kenakan pada harga produk ataupun perkhidmatan yang kita bekalkan kepadanya.

Bahasa adalah sejenis currency - matawang.

Bahasa yang digunakan dengan betul dalam Face Book dapat menterjemahkan peluang bisnes menjadi duit tunai. Begitu juga sebaliknya. Bahasa yang digunakan dengan salah menyebabkan kita hilang peluang membuat duit.

Semasa menulis dalam FB, antara aspek-aspek komunikasi interpersonal yang wajib dijaga dengan ketat sekali adalah:

(i) Jangan yakin bahawa kita tahu apa yang ada dalam hati orang-orang lain.

Kita mungkin suka hendak bermesra-mesra dengan prospek pelanggan kita dalam FB, tetapi orang itu belum tentu mahu dirinya dimesra-mesrai dengan cara-cara yang kita gunakan itu.

Pendek kata, jangan kita melantik diri sendiri menjadi jurucakap orang lain. Walaupun orang itu hanya pengawal keselamatan, jangan kita berkata dalam hati: "Dia tentu okay kalau aku panggil dia 'abang' sahaja."

Dari mana kita tahu orang itu okay apabila kita panggil dia 'abang'? Inilah yang dikatakan kita melantik diri kita menjadi jurucakap orang lain.

Orang awam macam kita mungkin okay apabila dipanggil 'encik', tetapi pegawai tinggi dalam pasukan beruniform, seperti tentera, polis, kastam, imigresen dll, suka dipanggil 'tuan' oleh orang awam sekalipun.

(ii) Jangan meng-impose nilai-nilai peribadi kita ke atas prospek pelanggan kita.

Teknik-teknik komunikasi dan gaya bahasa yang kita sukai belum tentu disukai oleh orang-orang lain. Jadi, jangan kita paksakan cara-cara dan citarasa kita ke atas orang-orang lain.

Kita mungkin suka menulis dan bercakap menggunakan you-I-you-I dengan orang-orang lain. Jadi, kita tidak berasa apa-apa jika orang bercakap dengan kita menggunakan you-I-you-I.

Tetapi bukan semua orang macam kita, kerana bagi mereka you-I-you-I serupa maknanya dengan engkau-aku-engkau-aku (itulah sebab tidak akan ada sesiapa yang bercakap menggunakan you-I-you-I apabila bercakap dengan ibu dan bapa mertuanya sebab bercakap begitu adalah biadab).

Jika prospek pelanggan kita bercakap you-I-you-I kepada kita, kita jangan ikut gaya bahasanya.

Pendek kata, bak istilah Inggerisnya, jangan kita ‘take liberty’ ke atas orang-orang lain.

Apabila bercakap dengan prospek, tanya dahulu kepada orang itu bagaimana sebaiknya kita memanggil dia. Sebagai contoh, kita bertanya: "Minta maaf, bolehkah saya bertanya sedikit? Apakah panggilan yang sesuai saya gunakan - Datin ataupun Dr.?"

Kalau dia menjawab: "Mana-mana pun boleh."

Kita hendaklah berkata: "Kalau begitu, bolehkah saya gunakan Datin?"

Prinsip yang selamat diikuti dalam apa juga interaksi interpersonal adalah: Biar terlebih, jangan sekali-kali terkurang.

Contoh aplikasi prinsip ini: Kalau kita tidak pasti apakah orang itu seorang yang bergelar Dato’, maka panggil dia Dato’. Jangan sekali-kali panggil dia Encik.

Kalau dia menjawab, “Saya bukan Dato’,” jangan kita jawab, “Minta maaflah, saya silap.”

Jawapan yang betul adalah, “InsyaAllah! Saya doakan tidak lama lagi Tuan menjadi Dato’. Amin.”

Begitulah halnya, jika kita tidak yakin orang itu masih Dato’ ataupun sudah menjadi Tan Sri, maka panggilah Tan Sri.

Jangan sekali-kali membahasakan pelanggan perempuan (tanpa mengambil kira berapa umurnya) dengan panggilan kampungan seperti 'mak aji', 'makcik', 'kakak' ataupun 'adik'.


Bahasa untuk Menonjolkan Bakat Kita

Bahasa yang kita gunakan mempunyai keupayaan menarik duit keluar dari akaun bank orang lain dan memasukkannya ke dalam akaun bank kita.

Daripada bahasa yang kita gunakan, orang mencipta persepsi tentang diri kita, sebagai contoh mereka mungkin mendapat persepsi kita seorang yang berpelajaran tinggi, profesional, berdisiplin, ataupun sebaliknya.

Sebagai orang bisnes, apabila kita menulis dalam Face Book, sentiasa gunakan Bahasa Melayu Tinggi (BMT). Demikian juga halnya apabila kita menulis emel, SMS, dalam blog dan laman web.

Gunakan bahasa tinggi secara konsisten, meskipun semasa tujuan kita menulis itu adalah berkomunikasi secara sosial sahaja, bukan bertujuan bisnes.

Di sebalik disiplin menulis menggunakan bahasa tinggi adalah prinsip bahawa semua bentuk komunikasi orang bisnes adalah bisnes, oleh kerana semua orang di sekeliling kita adalah prospek pelanggan ataupun klien kita belaka. Kita tidak tahu siapa yang akhirnya akan menjadi pembeli produk kita ataupun pengguna perkhidmatan kita.

Ciri-ciri bahasa tinggi yang paling asas adalah:

1. Ejaan yang betul.

Pelajari dan gunakan sistem ejaan yang betul, yakni yang mematuhi sistem ejaan Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP).

2. Tanda bacaan yang betul.

Gunakan noktah dan koma di tempat-tempat yang betul. Pelajari peraturan menggunakan huruf besar dan huruf kecil yang betul. Sebagai contoh, selepas noktah, gunakan huruf besar.

Kesilapan mengeja dan tanda bacaan dengan mudah mencetuskan persepsi si penulis seorang yang tidak teliti apabila bekerja, tidak sistematik, gopoh-gapah, tidak suka menyemak apa yang dilakukannya dan tidak profesional.

Malah bahasa yang elok dikaitkan dengan taraf pendidikan yang tinggi, banyak membaca, dan personaliti yang baik.

Justeru, bahasa adalah alat yang sangat penting bagi mencipta keyakinan prospek pelanggan dan klien terhadap diri kita, sekaligus kualiti produk dan perkhidmatan kita.


Internet adalah telaga duit terbaru ciptaan manusia modern hari ini. Sebagai orang bisnes, kita perlu belajar semula, kali ini belajar pelbagai kemahiran memancing duit yang ada di dalam akaun bank pengguna-pengguna internet dan memasukkan duit itu ke dalam akaun bank kita.

Salah satu pelajaran baru itu adalah menjalankan aktiviti marketing dengan menggunakan Face Book.

Ada beberapa perkara yang perlu dilakukan supaya imej kita sebagai bisnesman yang kredibel dan berintegriti kekal terjaga dengan elok.

(1) Sentiasa menulis entri yang informatif, baik, dan berguna isi kandungannya.

Jangan menulis perkara yang baik untuk bisnes kita, sebaliknya tulis maklumat yang baik dan berguna kepada rakan-rakan FB lain.

Tuliskan pelbagai tip yang berguna dalam kehidupan sehari-harian. Hal itu amat bagus bagi imej kita, dan ia membantu kita menjadi popular dalam FB.

Disebabkan rakan-rakan FB suka membaca tip-tip yang kita tuliskan, mereka akan mempunyai persepsi positif tentang peribadi kita.

(2) Menulislah dengan cara yang menyebabkan rakan-rakan FB berasa mereka dihormati apabila membaca setiap entri kita.

Gunakan perkataan 'tuan', 'puan', 'saudara', 'saudari' dan yang seumpamanya, meskipun semasa kita menulis komen terhadap entri sahabat karib sendiri.

Apabila kita menulis komen terhadap entri sanak-saudara sendiri, gunakan panggilan mulia seperti 'ayahanda', 'bonda', 'kanda', 'adinda', 'anakanda' dan 'cucunda'.

Lebih baik lagi kita menggunakan 2 Face Book yang berlainan, (i) Face Book bagi memasarkan diri kita dan bisnes kita, dan (ii) Face Book bagi berkomunikasi dengan sahabat handai dan kaum kerabat.

(3) Dalam Face Book, gunakan cara-cara yang halus bagi menunjukkan bahawa kita mempunyai kelulusan yang tinggi.

Manusia suka berinteraksi dengan orang-orang yang memiliki banyak persamaan dengan diri mereka sendiri. Golongan berpendidikan tinggi suka berurusan sesama orang yang berpendidikan tinggi.

Sebagai tanda kita berpendidikan tinggi, menulislah dengan menggunakan sistem ejaan lengkap, tatabahasa dan tanda bacaan yang betul.

(4) Elakkan menulis MENGGUNAKAN SEMUA HURUF BESAR kerana ia serupa dengan perbuatan kita menjerit-jerit di depan muka orang itu.

Memasarkan diri kita dan bisnes kita dalam Face Book adalah suatu seni dan juga suatu sains.

Bahasa dan Barnding

Ketampanan sosial sangat besar peranannya dalam kejayaan bisnes yang melibatkan sektor perkhidmatan peribadi, di mana kita mempunyai kontak langsung dengan pelanggan ataupun klien kita.

Ada 2 jenis ketampanan, iaitu (i) ketampanan fizikal, dan (ii) ketampanan sosial. Banyak orang yang ciri-ciri fizikalnya biasa-biasa sahaja, tetapi mereka memiliki ketampanan sosial yang luar biasa.

Ketampanan fizikal itu ada pada diri kita - hidung yang mancung, mata yang bulat, kulit yang putih kuning dan lain-lain lagi. Semakin kita tua, semakin berkurangan ketampanan fizikal kita.

Ketampanan sosial itu ada pada pandangan dan persepsi orang-orang lain mengenai diri dan karekter kita. Semakin kita tua, kita dapat dipandang semakin tampan oleh orang-orang yang mengenali kita.

Produk-produk kita bukan unik. Banyak produk lain dalam pasaran yang serupa dengan produk kita. Orang mempunyai banyak pilihan sama ada mahu membeli daripada kita ataupun orang lain.

Dalam bisnes, orang membeli daripada kita adalah disebabkan mereka menyukai diri kita. Dan, pelanggan kita bukan menyukai kita disebabkan hidung kita mancung ataupun kita memiliki kereta besar dan mahal.

Orang menyukai kita disebabkan kita mempunyai integriti dan kredibiliti.

Integriti adalah sejauh mana pelanggan kita percaya kita tidak menipu dia. Jadi, integriti adalah isu akhlak dan etika bisnes kita. Pendek kata, integriti menjadikan kita bisnesman yang baik.

Manakala kredibiliti adalah sejauh mana pelanggan kita percaya kita mempunyai pengetahuan berkenaan produk ataupun perkhidmatan yang ditawarkan kepadanya. Jadi, kredibiliti adalah isu ilmu dan kepakaran kita.

Integriti dan kredibiliti berperanan serentak dalam mencipta ketampanan sosial kita.
Face Book sangat berguna sebagai alat bagi menjalankan apa yang disebut 'social media marketing' bagi mempromosi produk ataupun perkhidmatan kita.

Sebagai orang bisnes, diri kita adalah sebahagian daripada bisnes kita. Nama kita dan diri kita dapat dijadikan brand dengan menggunakan Face Book. Caranya adalah dengan melakukan aktiviti 'personal branding'.

Yang disebut personal-branding adalah proses bagaimana kita menjadikan diri kita dan kerjaya kita sebagai suatu brand.

Cara melakukan personal-branding adalah dengan menulis posting-posting yang menceritakan banyak tentang diri kita tetapi dengan tidak menonjol-nonjolkan diri kita, yakni dengan tidak memasukkan unsur-unsur ego.

Posting-posting kita akan dibaca sebagai tulisan orang yang egoistik apabila perkara yang menjadi tema tulisan kita adalah... saya, saya, dan saya.

Konsep personal-branding datang daripada apa yang disebut 'self-packaging'. Seseorang itu menjadi brand apabila dirinya dipersepsi mempunyai nilai sebagai suatu aset yang sangat unik, yakni berbeza daripada orang-orang lain.

Dalam FB, kita melakukan personal-branding dengan cara mencipta sekumpulan penggemar posting-posting yang kita tulis, dan mereka sentiasa tertunggu-tunggu apa lagi yang akan kita tulis dalam posting akan datang.

Bagi membolehkan diri kita menjadi brand yang bernilai kepada pembaca FB, ini bermaksud kita perlu memberikan sebanyak-banyaknya kepada mereka. Ertinya kita mesti menjadi sumber maklumat yang berguna kepada mereka, supaya mereka kerap merujuk apa yang kita tulis.

Matlamat personal-branding adalah menjadikan diri kita orang yang disukai, dihargai dan dipercayai oleh orang-orang lain. Dalam erti kata lain, kita dipersepsi sebagai seorang yang kredibel dan berintegriti.

Personal-branding membolehkan pembaca FB melihat bahawa nilai diri kita adalah lebih tinggi daripada nilai produk ataupun perkhidmatan kita.

Pada posisi ini barulah kita dapat mempromosi dengan efektif produk ataupun perkhidmatan yang baik dan berguna dalam FB kepada orang-orang yang menaruh kepercayaan pada diri kita.



Bahasa Positif

Apabila kita berniaga, kata-kata yang kita ucapkan dapat menyebabkan wang datang ataupun wang lari.

Ada perkataan yang mempunyai nilai komersial, yakni apabila perkataan itu digunakan, produk kita laku, manakala ada perkataan yang sebaliknya.

Contoh perkataan yang tidak mempunyai nilai komersial adalah masalah.

Justeru perkataan masalah tidak sesuai digunakan sebagai judul buku, seminar ataupun bengkel.

Ramai orang bergiat aktif dalam bisnes bercakap (speaking) dengan menjadi hos radio, rancangan talk-show di TV, memberi kuliah, tazkirah, bengkel dan berceramah.

Supaya audiens suka mendengar kita bercakap, jangan sebut perkataan masalah, sebaliknya gantikan dengan perkataan situasi.

Contoh-contoh:
(a) Masalah remaja zaman sekarang.... (SALAH)
(b) Situasi remaja zaman sekarang.... (BETUL)

Dengan tidak menggunakan perkataan masalah, kata-kata yang kita ucapkan menjadi lebih sedap didengar, tutur kata kita menjadi lebih lunak dan manis, oleh itu kita dapat menaikkan mutu perkhidmatan kita, dan jumlah undangan akan meningkat.

Dalam percakapan harian pun begitu juga, jangan sebut perkataan masalah supaya orang di sekeliling kita suka mendengar percakapan kita.

Hasilnya, ramai orang suka berinteraksi dengan kita, dengan itu kita dapat meningkatkan jumlah rakan-bisnes dan pelanggan kita.




Jangan Memerintah

Tidak ada orang yang suka dipaksa-paksa, disuruh-suruh, diarah-arah, ditekan-tekan, diperintah, apa lagi diugut digertak supaya melakukan kerja-kerjanya sendiri.

Bukan Merayu

Perkataan 'mohon' bukan serupa maknanya dengan perkataan 'memohon', oleh itu ayat arahan yang menggunakan perkataan 'mohon' bukan ayat rayuan.

Telefon

Telefon adalah alat membuat duit yang paling penting. Telefon juga boleh menyebabkan kita hilang banyak duit.

Justeru, telefon perlu digunakan dengan efektif supaya duit banyak masuk ke dalam akaun bank kita.

Ada beberapa perkara yang dapat mencederakan hubungan bisnes dengan klien:

(1) Bagi kita, setiap panggilan bisnes yang kita buat tentulah amat penting. Tetapi bagi pihak klien, panggilan telefon kita mungkin bukan prioriti bagi dijawabnya serta-merta.

Apabila kita meng-call klien sewaktu klien kita itu sedang sibuk, kita mengganggu ketenangan emosinya. Kita mungkin dianggap sudah menjadi macam 'pest' dan tercederalah hubungan bisnes kita.

Bagi mengelakkan kecederaan dan duit lari, hantar SMS dahulu. Ini serupa dengan adab mengetuk pintu sebelum masuk. Tulis SMS begini: "Asalamualaikum, Tn. Farid. Saya Ainon dari PTS. Bolehkah saya call, tentang ISBN buku. Terima kasih."

(2) SMS yang tidak mencatatkan nama pengirim. Perkara begini sangat menyakitkan hati klien.

Sentiasa tulis nama kita pada hujung teks. Contoh: "Asalamualaikum, Tn. Farid. Fax sudah saya terima. Terima kasih. Pn. Ainon PTS.

Nama sangat penting ditulis kerana nama kita belum tentu muncul pada skrin HP klien kita.

(3) Panggilan berulang.

Ada masanya panggilan kita sengaja tidak mahu dijawab oleh klien (yang sedang sibuk dan tidak mahukan gangguan, ataupun dia sedang tidak ada mood hendak bercakap). Kemudian, kita ulang pula panggilan itu. Maka semakin hilang moodnya, bukan terhadap panggilan kita itu, tetapi terhadap diri kita sendiri.

Jika panggilan kita tidak diangkat oleh klien, tulis SMS. Jika perkara itu mustahak baginya, dia akan call kita.

Tulis begini: "Asalamualaikum Tn. Farid. Tadi saya call, hendak beritahu limosin yang kami tempah untuk tuan akan tiba 10 minit lagi. Pn. Ainon PTS."

Sebelum membuat sebarang panggilan telefon kepada klien, tulis SMS dahulu, seperti ini: "Asalamualaikum, Tn. Farid. Saya Pn. Ainon dari PTS. Boleh saya call, berkenaan tarikh penghantaran sebutharga. Terima kasih."

Membuat panggilan telefon tanpa minta izin mahu bercakap dengan menghantar SMS terlebih dahulu adalah ibarat kita pergi ke pejabat klien dan terus masuk tanpa mengetuk pintu.

Menulis Emel

Bagi orang bisnes, semua emel adalah emel bisnes. Termasuklah emel-emel sosial, seperti emel bagi mengucapkan selamat menyambut hari lahir ataupun selamat berangkat menunaikan umrah.

Emel-emel bisnes yang kita tulis berfungsi sebagai mata kail yang kita gunakan bagi memancing keluar duit-duit dari akaun bank orang-orang lain supaya dapat kita pindahkan masuk ke dalam akaun bank kita.

Justeru, objektif penghantaran emel adalah bagi memenuhkan akaun bank kita dengan duit orang-orang lain, yang telah dengan suka hati menyerahkan wang mereka kepada kita sebagai tukaran bagi produk dan perkhidmatan yang kita berikan.

Bagi menjalankan fungsi mata-kailnya, emel-emel itu perlu pertama-tamanya sedap dibaca oleh si penerima emel.

Emel yang sedap dibaca adalah emel yang memenuhi keperluan psikologis si pembaca.

Emel yang ditulis dengan mematuhi adab-adab dalam sesuatu budaya adalah emel yang berpotensi dapat memenuhi keperluan psikologis penerimanya.

Surat-surat bisnes yang kita tulis boleh menarik duit keluar dari akaun bank orang lain dan memasukkan duit itu ke dalam akaun bank kita.

Peraturan menulis surat bisnes konvensional dan surat bisnes emel adalah serupa. Apa yang betul bagi surat konvensional adalah betul bagi surat emel, dan demikian juga sebaliknya.

Surat emel yang elok dimulai dengan salam dan kemudian dituliskan sepotong doa.

Tip menulis salam:

(i) Jika surat itu ditulis untuk orang Islam, tuliskan "Asalamualaikum." Jangan hanya ditulis "Salam" sebab itu menggambarkan sikap malas dan hanya bahasa basa-basi.

(ii) Jika penerima surat itu bukan-Islam, tulis "Salam sejahtera".

(iii) Elakkan menulis salam yang trendi dan mengada-ngada seperti "Salam Merdeka" ataupun "Salam Ceria" ataupun "Salam 1 Malaysia" dan yang seperti itu.

Tip menulis doa:

(i) Jika kita tidak kenal orang itu secara peribadi, tuliskan doa umum yang ringkas, seperti: "Didoakan tuan sentiasa sihat dan diberkati Allah. Amin."

(ii) Jika orang itu orang bisnes, tuliskan doa yang temanya adalah kemakmuran bisnes, seperti: "Didoakan tuan sentiasa sihat, murah rezeki, dan perniagaan tuan berkembang pesat. Amin."

(iii) Jika orang itu seorang yang mempunyai perjuangan, tuliskan doa untuk perjuangannya, seperti: "Didoakan tuan sentiasa sihat dan perjuangan tuan diberkati Allah. Amin."

(vi) Jika orang itu bukan-Islam, tuliskan ayat harapan, seperti: "Diharapkan tuan sentiasa sihat dan perniagaan tuan berkembang maju dengan jayanya."

(vii) Jika kita kenal orang itu secara peribadi, dan kita kenal keluarganya, tuliskan doa untuk keluarganya juga, seperti: "Didoakan tuan dan seluruh anggota keluarga tuan sentiasa sihat, berbahagia, dan dirahmati Allah. Amin."

(viii) Jika orang itu amat kita kenali, umpamanya dia adalah rakan perniagaan, tuliskan doa yang lebih peribadi, seperti: "Didoakan saudara sihat, produk-produk saudara laku meletup-letup di pasaran, dan saudara mendapat pesanan lebih besar tahun hadapan. Amin."

(ix) Jika orang itu seorang yang sangat besar budinya kepada kita, maka tuliskan doa yang panjang, sebaik-baiknya doa yang dipetik dari al-Quran ataupun hadith.

Doa-doa yang kita tuliskan dengan ikhlas adalah penyejuk jiwa kepada yang menerima surat-surat emel kita itu. Dengan adanya doa-doa itu maka surat emel yang kita karang menjadi lebih halus dan santun apabila dibaca.

Memilih Rakan

Apabila kita aktif memberi tip-tip yang berguna bagi dimanfaatkan oleh rakan-rakan dalam Face Book, maka setiap hari kita akan menerima banyak permintaan menjadi rakan. Situasi begini sangat baik bagi kita yang menggunakan FB bagi mempromosi bisnes kita.

Sesetengah individu sangat memilih-milih siapa yang mereka sudi terima sebagai rakan FB kerana mereka mahukan rakan-rakan yang 'berkualiti sahaja'. Maksud 'berkualiti' di situ adalah 'mempunyai banyak persamaan dengan diri mereka sendiri'. Sebagai contoh, peminat politik BIRU suka membanyakkan rakan-rakan yang terdiri daripada penyokong politik BIRU begitu juga dengan para peminat komik, golf, muzik dan lain-lain.

Pengguna FB yang berpelajaran tinggi, profesional dan mempunyai banyak duit lazimnya amat memilih-milih siapa yang mereka mahu terima sebagai rakan. Berbisnes dengan golongan ini amat menguntungkan, oleh itu semakin banyak golongan ini menjadi rakan FB kita, maka semakin baik bagi bisnes kita.

Justeru, kita perlu berhati-hati apabila menulis entri-entri supaya tidak menyebabkan golongan berduit itu menolak permohonan kita menjadi rakan FBnya, ataupun sesudah kita diterima, lalu kemudian dipadamnya pula.

Antara faktor yang menyebabkan golongan profesional memadam nama kita daripada senarai rakan mereka adalah apabila posting kita memboringkan mereka.

Contoh posting yang menyebabkan golongan profesional boring adalah tulisan seperti "Ah! Boringnya hari ini...", "Rasa ngantuk pula...", "Nak makan apa malam nanti...", "Hujan lebat, macam mana nak ke KL...." Bagi mereka, entri seperti itu hanya menyemakkan skrin FB mereka.

Bagi orang bisnes, membanyakkan jumlah rakan FB adalah sangat penting kerana FB adalah padang terbaru di mana kita dapat mencari prospek yang berkualiti.

Prospek yang berkualiti adalah:

1. Rakan FB yang akhirnya akan menjadi pembeli berulang (repeat buyer) produk ataupun perkhidmatan kita.

Apabila mereka berminat dengan produk kita, mereka akan bertanya berapa harganya, ataupun di mana produk itu dapat dibeli.

2. Rakan FB yang sudah menggunakan produk ataupun perkhidmatan kita dan menuliskan testimonial tentang kualiti produk kita.

Mereka berperanan mencarikan prospek bagi kita dengan cara bercerita bahawa mereka sudah lama membeli produk kita, ataupun memuji kualitinya, ataupun sudah mendapat manfaat dengan menggunakannya, ataupun memberitahu rakan FB lain bahawa produk itu sangat berguna, ataupun wajib dibeli.

Mereka juga menulis bahawa mereka peminat produk-produk kita, malah mereka mendoakan supaya bisnes kita terus berkembang.

Testimonial adalah sangat efektif bagi mencetuskan minat sesama rakan FB berkenaan bisnes dan produk-produk kita.

Bahasa dan Karisma

Kejayaan dalam bidang bisnes dapat menjadikan seseorang bisnesman itu dipandang karismatik.

Karisma mempunyai peranan dalam membina kejayaan bisnes kerana bisnesman yang memiliki karisma mempunyai peluang menjalankan bisnesnya dengan lebih berjaya. Dengan karisma itu, dia dapat menjadikan bisnesnya semakin berjaya kerana karisma adalah salah satu faktor yang menyebabkan dia lebih berpengaruh.

Jika kita membuka kedai runcit ataupun bengkel membaiki motorsikal, kita tidak memerlukan karisma. Tetapi, ada jenis-jenis bisnes yang mendapat manfaat daripada karisma pemilik bisnes itu.

Contoh bidang bisnes yang mendapat manfaat daripada karisma pemiliknya adalah:

(i) Bisnes yang bergantung kepada populariti si bisnesman, sebagai contoh bisnes dalam bidang entertainment, sukan dan motivasi.

(ii) Bisnes yang pelanggannya adalah golongan profesional dan berpendidikan tinggi sekular, seperti bidang konsultansi kepakaran dan undang-undang.

(iii) Bisnes dalam bidang teknikal dan teknologi tinggi.

Namun karisma adalah sesuatu yang dapat dirosakkan dari sudut pandang orang yang menilainya.

Banyak faktor dapat merosakkan karisma seseorang, seperti skandal, jatuh miskin, hilang populariti dan banyak lagi.

Salah satu faktor yang boleh mencacatkan (bukan merosakkan) karisma seseorang adalah 'habit mulut' semasa bercakap.

Habit mulut adalah kata-kata, ataupun bunyi-bunyi bukan-bahasa (seperti "aa... aa..."), yang terkeluar dari mulut secara refleks.

Ada orang yang diberi nama-nama jolokan oleh orang-orang di sekeliling mereka berdasarkan habit mulut mereka.

Jika seseorang itu selalu menyebut "OK... OK..." apabila bercakap, maka dia diberi jolokan "MR. OK".

Jika seseorang itu suka menyebut "so... so..." semasa bercakap, maka dia mungkin diberi nama jolokan "MR. SO-SO".

Jika seseorang itu suka menyebut "Right?... Right?" maka dia mungkin diberi jolokan "MR. RIGHT".

Nama-nama jolokan, seperti "Mr. Ok". "Mr. So-so", ataupun "Mr. Right", tetap mencacatkan karisma.

Patutlah Nabi Muhammad tidak membenarkan kita memberi nama jolokan yang tidak cantik maknanya kepada orang lain.

Jangan Menggurui

Bagi kita orang bisnes, FaceBook adalah tempat kita menjalin persahabatan-persahabatan baru, mudah-mudahan pada suatu hari nanti mereka akan menjadi pelanggan ataupun klien kita.

Salah satu perkara yang menyebabkan rakan FB kita mendapat kesan positif tentang diri kita adalah ayat-ayat yang kita gunakan apabila menulis posting dalam FB.

Ayat-ayat yang mencipta kesan positif adalah ayat-ayat yang informatif, yakni ayat-ayat yang menyampaikan maklumat. Ayat informatif mencerminkan kredibiliti kita.

Kredibiliti adalah sejuah mana kita mempunyai ilmu pengetahuan dalam topik yang kita tuliskan.

Pada asasnya ayat-ayat informatif memberi maklumat: "Apa, Siapa, Di mana, Bila dan Bagaimana."

Elakkan menulis ayat-ayat yang bunyinya seperti kita mahu menasihati, menyeru-nyeru, mengkritik, meleteri, memarahi ataupun membodoh-bodohkan rakan FB kita. Ayat-ayat seperti itu menyebabkan mereka berasa kita "menggurui" mereka.

Contoh ayat-ayat menggurui:

(i) Tahukah anda bahawa berjihad itu hukumnya wajib manakala melakukan umrah itu sunat sahaja? Tetapi banyak orang setiap tahun membelanjakan wang yang banyak pergi umrah, sebaliknya mereka berat tangan dan tidak mahu mengeluarkan wang bagi membantu mereka yang berjihad.

(ii) Berapa orang antara umat Islam yang tahu bahawa bekerja di bank konvensional bermakna kita makan gaji daripada hasil riba? Mereka bangga menjadi pegawai bank padahal kita memakan wang riba, sedangkan memakan riba adalah dosa yang berat.

(iii) Kerja adalah ibadat, tetapi banyak orang tidak ikhlas semasa menjalankan kerjanya. Mereka juga tidak menjalankan kerja sebagai amanah.

(iv) Sedarkah kita bahawa nasib manusia bukan ditentukan oleh manusia tetapi oleh Allah, oleh itu jangan bergantung kepada manusia, sebaliknya kita wajib bergantung kepada Allah. Tetapi kebanyakan manusia tidak sedar.

Apabila kita menulis ayat-ayat menggurui seperti itu kita meletakkan diri kita lebih tinggi, lebih pandai dan lebih bijaksana daripada rakan-rakan FB kita.

Rakan-rakan FB kita yang berpelajaran mahukan informasi. Justeru, berikan infomasi. Sebagai orang-orang yang berpelajaran, mereka tidak mahu digurui oleh sesiapa.

Berbual

Pakar-pakar pemasaran menggunakan Face Book memberitahu bahawa perkara paling utama yang mesti dilakukan apabila kita mahu menjalankan marketing dalam FB adalah "menyampaikan content", yakni informasi yang berguna kepada pembaca FB.

Content yang baik adalah informasi baru, iaitu perkara-perkara yang belum diketahui oleh rakan-rakan FB.

Informasi baru memainkan peranan penting dalam internet marketing kerana:

(i) Ia menaikkan nilai sosial diri kita.

Nilai sosial diri kita paling rendah apabila nama kita dipadam oleh rakan FB. Nilai kita paling tinggi apabila rakan FB menulis dan mengucapkan terima kasih atas posting kita.

(ii) Ia menaikkan kredibiliti diri kita.

Kredibiliti adalah sejauh mana orang percaya kita mempunyai kepakaran dalam perkara yang kita tuliskan. Kredibiliti sangat kritikal peranannya apabila kita hendak berbisnes dengan pelanggan yang berpelajaran tinggi. Mereka hanya mahu berurusan dengan individu yang kredibel.

Content yang perlu kita tuliskan itu pula bukan informasi berkenaan produk yang kita tawarkan, tetapi maklumat-maklumat yang mempunyai kaitan secara tidak langsung sahaja dengan produk kita itu.

Sebagai contoh, jika kita mahu menjual kasut, jangan bercerita tentang perbezaan harga kasut yang mahu kita jual dengan harga kasut yang serupa jika dibeli di kedai. Sebaliknya tulislah tentang sejarah kasut, ataupun museum kasut, ataupun kisah kasut Rasulullah, dan maklumat-maklumat sampingan lain tentang kasut.

Perkara utama kedua yang mesti kita lakukan adalah mencipta "perbualan bermakna" dengan rakan-rakan FB.

Kemahiran mencipta perbualan-bermakna adalah kombinasi seni dan sains. Seni yang terlibat adalah seni memilih kata-kata yang positif dan manis. Sains yang digunakan adalah sains psikologi.

Kita dapat mengukur sejauh mana posting yang kita tulis itu telah mencipta perbualan bermakna dengan mengira berapa komen yang ditulis oleh rakan-rakan FB pada posting kita.


Komunikasi Dan Pengurusan

Perkataan mengurus terbit daripada perkataan urus yang bermakna ‘mengendalikan.’ Istilah urus menerbitkan istilah pengurus yang bermakna ‘individu yang mengendalikan,’ manakala istilah pengurusan bermakna ‘tindakan mengendalikan’ oleh sebab itu pengurus bermaksud sesiapa sahaja yang mendorong individu lain melakukan sesuatu bagi mencapai sesuatu tujuan.

Setiap pengurus menyampaikan pelbagai maklumat kepada individu-individu lain di dalam organisasinya disebabkan dia mempunyai sesuatu tujuan. Dalam proses pengendalian sesuatu organisasi, pada setiap saat terdapat ramai individu melakukan sesuatu kepada individu-individu lain demi mencapai tujuan-tujuannya. Ini bermakna di dalam sesebuah organisasi terdapat ramai individu yang sememangnya menjadi pengurus dan terlibat dalam aktiviti pengurusan, sebagai contoh apabila seseorang kerani kanan mengarahkan pembantunya mencari fail, perbuatan si kerani itu adalah perbuatan pengurusan organisasi, maka oleh hal yang demikian dalam perkara itu dia berfungsi sebagai seorang pengurus walaupun nama rasmi jawatannya adalah ‘kerani kanan’ bukan ‘pengurus’.

Demikian pula halnya apabila seseorang doktor mengarahkan seseorang jururawat melakukan sesuatu, itu bermakna si doktor juga melakukan fungsi pengurusan meskipun nama jawatannya bukan ‘pengurus’. Sebagai pengurus,

Ditinjau dari sudut ini, seseorang pengurus itu berfungsi sebagai pusat komunikasi, oleh sebab itu dalam menjalankan kerja-kerjanya, pada setiap masa dia amat bergantung kepada kemahirannya berkomunikasi dengan cara-cara yang berkesan.

Apabila seseorang itu menjalankan kuasa yang dimilikinya ke atas individu lain maka dia dikatakan sudah terlibat dalam aktiviti ‘pengurusan’ sebagai contoh apabila seorang suri rumah memberi arahan kepada pembantu rumahnya supaya mengemaskan tempat pinggan mangkuk, maka si suri rumah itu sudah melakukan fungsi-fungsi pengurusan rumahnya.

Begitu juga halnya apabila seorang kerani kanan di jabatan akaun mengarahkan kerani akaun supaya menyediakan invois-invois dia juga melakukan fungsi-fungsi pengurusan di dalam jabatan itu.

Dalam konteks tempat kerja masing-masing, baik si suri rumah mahupun si kerani kanan itu, kedua-duanya mempunyai kuasa dalam hal-hal pengurusan. Kuasa itulah yang dibina dan digunakan oleh individu-individu itu untuk berkomunikasi dengan individu-individu lain.

Individu-individu yang berada di bawah kuasa mereka perlu menghantar maklumat ke ‘atas’ kepada mereka manakala sebagai pengurus mereka perlu menghantar ‘keputusan-keputusan’ ke ‘bawah.’

Bidang di dalam pengurusan sangat luas. Sebagai pengurus seseorang itu bukan sahaja perlu mengkomunikasikan mesej kepada semua individu di bawah kuasanya tetapi dia juga mengendalikan banyak isu pengurusan.

Secara ringkas seseorang pengurus itu menguruskan: 1. Individu-individu di bawah kuasanya dan mereka yang berada di sekelilingnya.

Membuat kerja-kerja pentadbiran pejabat.

3. Menguruskan hal-ehwal kewangan.

4. Menguruskan hal-ehwal yang berkaitan dengan produk organisasinya. Disebabkan seseorang pengurus itu menjalankan begitu banyak fungsi dan tugas maka itulah dia semestinya mempunyai kemahiran berkomunikasi yang berkesan. Semakin tinggi kedudukan seseorang itu di dalam tatatingkat pengurusan sesebuah organisasi, semakin tinggilah keperluannya untuk menguasai pelbagai kemahiran berkomunikasi dengan berkesan.


Mengapa Kemahiran Berkomunikasi Penting Naik Pangkat

Sesetengah pekerjaan lebih baik dilakukan dengan banyak diam, yakni tidak bercakap-cakap, umpamanya kerja membelah kayu api, menyusun bata, mengecat, menguli tepung roti, dan lain-lain pekerjaan yang sangat rendah status dan gajinya. Oleh itu kemahiran berkomunikkasi tidak diperlukan bagi melaksanakan kerja-kerja seperti itu.

Bagi semua jawatan yang lebih tinggi status dan gajinya, orang yang memegang jawatan itu hanya dapat menjalankan kerja-kerjanya dengan bantuan orang-orang lain, yakni dia tidak dapat melakukannya bersendirian. Dia terpaksa mengarahkan orang lain membuat kerja-kerjanya.

Pangkatnya yang lebih tinggi juga menyebabkan orang-orang lain tidak dapat hendak menjalankan kerja-kerja mereka dengan tidak mendapatkan kelulusannya terlebih dahulu.

Di dalam proses saling bergantungan dan saling memerlukan itu seseorang individu ada waktunya perlu menyuarakan persetujuan ataupun bantahannya kepada individu lain, ataupun ada kalanya dia perlu memujuk dan mendorong individu lain serta perkara-perkara lain seperti itu. Semua tujuan itu dapat dilaksanakan dan dihasilkan melalui proses komunikasi.

Fungsi-fungsi seperti di atas itu adalah penting bagi semua individu, malah ia bertambah penting lagi apabila seseorang individu itu menjadi ketua ataupun pengurus di dalam sebuah organisasi, baik organisasi itu berupa sebuah syarikat, pejabat kerajaan ataupun persatuan. Sebagai seorang ketua ataupun pengurus dia menguruskan berbagai-bagai hal organisasi itu, di mana semuanya diuruskan dengan cara berkomunikasi dengan individu-individu lain, baik mereka yang bertugas di dalam organisasi yang sama mahupun mereka yang berada di luar organisasi itu.

Dalam proses berkomunikasi seseorang itu perlulah menggunakan teknik-teknik komunikasi yang berkesan bagi tujuan mencapai matlamat organisasinya, sebagai contoh apabila organisasi itu perlu mendapatkan kerjasama daripada semua petugas melaksanakan perubahan dalam cara kerja mereka, maka teknik komunikasi si pengurus hendak menghasilkan matlamat itu dan bukan yang sebaliknya, di mana cara si pengurus berkomunikasi itu mungkin mengakibatkan para perkerja tidak menyokong cara kerja baru itu malah mereka mungkin menentangnya. Bagi mencapai matlamat komunikasi berkesan di tempat kerja ia melibatkan tiga perkara penting iaitu: mengurus, komunikasi dan alat komunikasi.


Komunikasi

Komunikasi bermaksud memindahkan atau menyampaikan mesej daripada satu pihak kepada pihak lain. Mesej ialah maklumat yang boleh disampaikan sama ada dengan menggunakan pertuturan, perbuatan, tulisan ataupun lukisan dan gambar.
Dalam proses memindahkan maklumat, terdapat dua pihak yang terlibat, iaitu pihak penghantar mesej itu dan pihak penerima itu. Apabila si penghantar bercakap dan si penerima memahami mesej yang dipindahkan maka dikatakan komunikasi sudah berlaku. Sekiranya si penghantar sudah bercakap ataupun sudah menulis surat pemberitahuan, tetapi si penerima tidak memahami mesej yang cuba disampaikan maka komunikasi itu dikatakan gagal.
Komunikasi menjadi berkesan apabila dua perkara ini berlaku. Pertama, di satu pihak si penghantar sudah bercakap ataupun menulis surat, manakala di satu pihak lagi si penerima sudah memahami mesej yang dicakapkan. Kedua, selepas memahami mesej yang dihantar si penerima melakukan apa yang diarahkan oleh si penghantar. Sekiranya si penerima menerima mesej yang dikomunikasikan tetapi dia tidak melakukan sebagaimana yang dikehendaki maka komunikasi itu gagal.
Terdapat banyak faktor yang boleh menyebabkan sesuatu komunikasi itu berkesan ataupun tidak berkesan. Sebagai pengurus seseorang itu perlu memiliki kemahiran berkomunikasi dengan berkesan. Dia perlu memastikan supaya komunikasinya difahami dan arahan-arahannya dilaksanakan, dan ini bermakna dia semestinya belajar menggunakan teknik-teknik komunikasi yang terbukti berkesan.


Jaringan Komunikasi



Di dalam mana-mana organisasi terdapat dua jaringan komunikasi. Jaringan yang pertama ialah jaringan rasmi manakala jaringan kedua adalah jaringan tidak rasmi. Semua maklumat rasmi disampaikan melalui tata-tingkat saluran yang terdapat di dalam organisasi itu.

Saluran-saluran komunikasi yang rasmi wujud dalam pelbagai bentuk seperti laporan, kertas kerja, surat, memo, pekeliling, buletin, taklimat dan mesyuarat.

Sebagai contoh, apabila seseorang pengurus pemasaran hendak mencadangkan supaya elaun perbatuan para jurujual dinaikkan maka dia perlu menyampaikan cadangannya itu dengan menggunakan saluran rasmi, umpamanya dia perlu menyediakan sebuah kertas kerja untuk dibincangan dalam mesyuarat pengurusan syarikatnya.

Dalam contoh lain, apabila seseorang pengurus hendak membuat memendekkan masa rehat minum teh pagi, dia perlu mengeluarkan surat pemberitahuan kepada semua kakitangan akan hal itu.

Begitu pula, dalam pentadbiran sesebuah persatuan, apabila seorang ahli biasa hendak menyampaikan cadangan supaya persatuannya membuat lawatan sambil belajar ke luar negara, dia perlu mengemukakan cadangannya itu kepada salah seorang anggota jawatankuasa persatuannya supaya dikemukakan di dalam mesyuarat jawatankuasa, ataupun dia boleh juga mengemukakannya sendiri di dalam mesyuarat agung persatuan itu.

Banyak maklumat berkenaan perjalanan organisasi dan berkenaan individu-individu yang bertugas dalam organisasi itu disebarkan melalui jaringan komunikasi tidak rasmi. Saluran-saluran komunikasi tidak rasmi wujud dalam bentuk-bentuk seperti gosip, perbualan, gurauan, komen dan cerita-cerita yang dikongsi di antara kakitangan sesebuah organisasi.
Komunikasi yang berkesan menggunakan kedua-dua saluran ini sekaligus. Maksudnya, apabila hendak mengkomunikasikan maklumat, maka seseorang pengurus boleh menggunakan kedua-dua saluran rasmi dan tidak rasmi.

Sebagai contoh, maklumat boleh disebarkan dahulu melalui perbualan dan kemudian diikuti dengan surat. Perbualan itu saluran tidak rasmi dan surat itu ialah saluran rasmi. Kedua-duanya saluran ini dapat melicinkan penyampaian maklumat. Ini bermakna seorang pengurus boleh menggunakan saluran tidak rasmi dan juga saluran rasmi apabila mahu mengkomunikasikan sesuatu maklumat supaya ia lebih berkesan.


Teknik Komunikasi

Dalam konteks tempat kerja terdapat beberapa teknik yang digunakan untuk mengkomunikasikan mesej. Di antara teknik-teknik itu, ada yang didapati memang amat berkesan dan ada yang kurang berkesan. Seseorang itu dapat berkomunikasi dengan menggunakan satu ataupun lebih teknik-teknik itu secara serentak:

a. Dengan menggunakan tulisan seperti surat bertaip, surat e-mel, memo, notis, laporan kemajuan kerja, kertas kerja, buletin, laporan tahunan, siaran akhbar.

b. Dengan bercakap seperti berbual-bual, berucap, memberi arahan, taklimat, berbincang, bermesyuarat, membentang-kan kertas kerja, mengadakan sidang akhbar, berforum dan lain-lain.

c. Dengan menggunakan ilustrasi seperti gambar, gambara rajah, graf dan lain-lain.

Menggunakan statistik.

Bagi setiap teknik komunikasi terdapat dua gaya bahasa yang digunakan, iaitu gaya penghantar dan gaya penerima.

Walau apa sekalipun gaya yang digunakan, prinsip utama yang menjadi panduan adalah mudah sahaja. Prinsip itu ialah bahasa yang kita gunakan semestinya dapat mengkomunikasikan mesej dengan mudah dan jelas supaya dapat difahami oleh penerima. Oleh sebab itu, sebelum seseorang itu mula berkomunikasi, jawab empat soalan berikut.

1. Apa perlunya maklumat itu dihantar?
2. Siapa yang memerlukan maklumat itu?
3. Apa tujuan maklumat itu hendak dihantarkan kepadanya?
4. Apa maklumat yang perlu diketahuinya?


Fikirlah Dahulu

Dengan menggunakan teknik-teknik yang diterangkan di dalam buku ini, para pengurus dapat berkomunikasi dengan lebih berkesan. Sebagai pedoman, sebelum bercakap ataupun menulis fikirkan dahulu perkara-perkara di bawah:

1. Adakah perkara itu perlu dikomunikasikan?
2. Kepada siapa mesej itu perlu dihantar?
3. Apakah objektif yang hendak dicapai dalam mesej itu?
4. Apakah isi-isi yang perlu ada di dalam mesej?

Mempelajari teknik-teknik berkomunikasi yang betul amat membantu seseorang itu menjadi pengurus yang berkesan.

Kemahiran Mendengar
Kepimpinan pengurus yang sabar mendengar lebih produktif daripada pengurus yang pandai menulis dan berucap.


Salah satu tugas yang mesti dijalankan oleh para pengurus ialah
menjadi tempat orang mengadu dan tempat orang mendapatkan nasihat. Ada kalanya para pengurus juga menjadi tempat orang bawahan mencurahkan isi hati yang terbuku. Di dalam keadaan seperti itu para pengurus sebenarnya memainkan peranan sebagai kaunselor. Dalam aktiviti kaunseling, kemahiran mendengar memainkan peranan yang sangat penting. Kajian menunjukkan orang-orang yang tidak pandai mendengar kurang berjaya di dalam lapangan pekerjaan dan mereka juga mengalami perkahwinan yang kurang memuaskan.
Dalam pengurusan, tidak ada individu yang dapat menjalankan tugas-tugasnya secara bersendirian. Mengurus merupakan aktiviti-aktiviti berkenaan manusia. Ia adalah aktiviti yang menghubungkan manusia dengan manusia lain. Perhubungan ini sangat penting. Mengurus bukan hanya memberi perintah dan arahan. Ia memerlukan maklumat dan kepintaran. Sumber kepintaran pengurusan yang penting ialah pendengaran.
Komunikasi lisan yang berkesan bergantung kepada kebolehan bercakap dan mendengar. Mendengar ialah satu kemahiran yang penting bagi para pengurus. Mendengar ialah aktiviti pasif dalam bercakap. Kebolehan mendengar sering dianggap mudah sahaja. Kemahiran mendengar dengan berkesan hendaklah dipelajari. Kajian mendapati para pengurus menggunakan 40% daripada masa tugas mereka untuk mendengar, dan melupakan 50% daripada apa yang didengar dalam masa lapan jam.
Fungsi utama mendengar ialah untuk belajar, mempengaruhi orang, menjalin hubungan, untuk berseronok dan menolong orang lain. Ramai orang lebih pandai bercakap dan berucap daripada pandai mendengar. Kajian-kajian yang pernah dibuat menunjukkan tidak ada perkaitan antara kemahiran bercakap dengan kemahiran mendengar. Maksudnya, semakin seseorang itu pandai bercakap tidak semestinya dia semakin pandai mendengar. Malah kajian juga mendapati ramai orang yang pandai bercakap sebenarnya tidak pandai mendengar.
Apabila orang sedang bercakap, jangan sibuk mencelah. Orang yang bersikap terbuka ialah orang yang sanggup mendengarkan sahaja orang lain bercakap. Apabila seseorang itu suka diam dan mendengar sahaja orang itu bercakap, orang yang bercakap itu berasa dirinya difahami oleh itu dia berasa rapat dengan si pendengar. Barulah dia berasa si pendengar itu adalah ‘sahabat’ kepadanya. Dalam keadaan begitu, hubungan positif dapat tumbuh dan berkembang, dan rasa saling hormat-menghormati bertambah dalam.
Perbuatan mendengar adalah suatu pengiktirafan bagi orang yang didengari, oleh itu elakkan perbuatan mendengar dengan rasa ragu dan sangsi kepada kata-katanya. Apabila sedang mendengar, buktikan kepadanya bahawa anda yakin kepada kebenaran kata-katanya dan peribadinya. Berikan kepadanya perhatian yang tidak berbelah bahagi, dengan begitu anda memberitahu kepadanya bahawa dia adalah orang yang paling penting kepada anda ketika itu. Biarkan dia habis bercakap sebelum anda pula bercakap. Jangan sambung ayatnya seolah-olah anda tahu apa yang hendak dikatakan olehnya. Jangan menyampuk dia dengan berkata apa yang melintas di kepala anda. Apabila dia mahu bercakap tentang masalah-masalahnya, jangan beri sebarang pendapat ataupun nasihat kepadanya melainkan diminta. Lazimnya seseorang itu bercakap bukan kerana dia perlukan nasihat ataupun fikiran orang lain, sebaliknya dia cuma perlukan sepasang telinga yang pandai mendengar. Seseorang itu bercakap disebabkan dia mahu berkongsi dengan orang lain perkara-perkara yang ada dalam dada dan fikirannya, oleh itu dengarlah sahaja dengan tekun kerana itulah bukti dirinya anda hargai. Dengarkan kata-katanya dengan sikap terbuka dengan cara itu dia tahu dirinya dihormati. Sikap terbuka menerbitkan rasa saling percaya-mempercayai. Dalam keadaan begitu hatinya menjadi yakin bahawa dia sedang bercakap dengan orang yang pandai memberi dukungan emosi dan psikologi kepadanya. Itulah yang tujuan mendengar.
Mendengar lebih penting daripada membaca laporan. Untuk mendengar dengan berkesan, seseorang bukan perlu mendengar sahaja, tetapi mendengar dengan memberi tumpuan kepada apa yang didengar. Seseorang yang mahir mendengar dapat menjadi pengurus yang lebih baik. Ciri-ciri komunikasi mendengar yang mempengaruhi pendengaran ialah:

1. Kata-kata yang diucapkan bersifat sementara
Melainkan apabila dirakamkan, ucapan tidak dapat didengar semula. Ia mesti difahami dan diserap dengan serta merta, kalau tidak ia tidak difahami. Disebabkan ciri ini, seseorang yang berucap hendaklah bercakap dengan ringkas dan jelas.

2. Masalah pentafsiran
Tidak ada sesiapa yang dapat menjamin supaya apa yang diucapkan adalah apa yang didengar oleh audiens. Atau, apa yang didengar adalah apa yang dimaksudkan oleh penutur. Mesej yang dihantar seringkali disalah-tafsir oleh yang mendengar. Salah seorang pengarang buku ini pernah menelefon seorang rakan di Singapura supaya meminjam buku “Intelligence and Giftedness” dari Perpustakaan Universiti Nasional negara itu. Dua hari selepas itu rakan pengarang menelefon balik mengatakan buku “Intelligent and Gifted Nurse,” tidak ada di perpustakaan.

3. Masalah kepantasan
Minda manusia dapat bekerja lebih laju daripada kadar orang bercakap, oleh sebab itu, sekiranya kemampuan ini tidak digunakan sepenuhnya, fikiran para pendengar akan merewang. Kalau seseorang itu bercakap terlalu perlahan, ia mendorong otak audiens merayau-rayau, suatu keadaan yang dapat memburukkan lagi masalah mendengar.

4. Halangan fizikal
Faktor-faktor fizikal seperti kelesuan, rasa tak selesa ataupun terlalu selesa, ataupun bilik yang udaranya tak beredar menghalang pendengaran. Pendengar yang letih lesu, ataupun pendengar yang duduk terkial-kial di atas kerusi yang tidak selesa, tidak dapat mendengar dengan baik. Kerusi yang terlalu empuk dan bilik yang tertutup boleh menyebabkan pendengar berasa mengantuk.

5. Halangan mental
Sikap tidak ambil peduli, prasangka, boleh menyebabkan pendengar memisahkan diri daripada apa yang didengarnya. Halangan-halangan mental boleh menyebabkan pendengar awal-awal lagi sudah membuat keputusan sendiri mengenai perkara yang didengarnya. Prasangka boleh mendorong seseorang membuat respons tanpa mahu mendengar dengan teliti terlebih dahulu.


Fungsi Mendengar

Kajian-kajian menunjukkan setiap hari seseorang yang hidup dalam dunia moden menghabiskan antara 45% hingga 53% masa komunikasinya dengan mendengar. Seseorang itu mendengar radio, televisyen, dan manusia-manusia lain bercakap. Fungsi utama mendengar ialah untuk belajar, untuk mempengaruhi orang, menjalin hubungan, berseronok, dan menolong orang lain.

1. Belajar
Seseorang itu mendengar untuk memahami hati dan fikiran individu-individu lain, memahami diri sendiri, memahami alam dan untuk belajar daripada orang-orang lain yang mengetahui perkara-perkara yang tidak diketahuinya ataupun perkara-perkara yang tidak pernah dialaminya lagi. Dengan mendengar seseorang dapat menghindari masalah sebelum ia terjadi kerana sudah mendengar perkara itu daripada orang-orang lain berkenaan perkara itu. Sebagai contoh, dengan mendengar kata-kata seorang doktor, seseorang dapat mengelakkan punca-punca penyakit. Dengan mendengar seseorang juga dapat membuat pilihan dan keputusan yang lebih baik, sebagai contoh dengan mendengar ceramah daripada pakar-pakar, seseorang boleh mendapat maklumat yang menolongnya membuat pilihan dan keputusan yang lebih baik berdasarkan maklumat yang diperolehinya itu.

2. Menjalin hubungan
Dengan mendengar seseorang itu dapat menjalin dan mengekalkan hubungan persahabatan, percintaan dan perkahwinan yang lebih memuaskan. Hubungan-hubungan itu terjalin disebabkan individu-individu lain suka menerima si pendengar dan si pendengar dapat menjadi anggota masyarakat yang popular disebabkan mereka menyukai dan kasih kepada orang-orang yang pandai mendengar mereka bercakap. Apabila seseorang itu pandai mendengar dia memberi gambaran bahawa dia berminat dan prihatin kepada individu-individu lain dan hal itu menyebabkan mereka menghargai hubungannya dengan mereka.

3. Mempengaruhi orang
Seseorang yang pandai mendengar dapat mempengaruhi sikap dan tingkah laku orang-orang yang didengari cakapnya. Ini disebabkan individu-individu yang didengari akan menghormati dan mudah menerima pandangan si pendengar, sebagai contoh kajian menunjukkan orang-orang bawahan lebih terbuka mendengar pendapat ketua yang mereka anggap mahu mendengar dengan teliti dan prihatin apa-apa yang diucapkan oleh orang-orang bawahannya.

4. Berseronok
Ada kalanya seseorang itu mendengar cerita-cerita, lawak jenaka, gurau senda dan perbualan kosong daripada rakan-rakan kerana hendak berseronok. Si pendengar hendak menikmati kehadiran mereka serta aktiviti perbualan itu. Ini dilakukan dengan cara mendengar apa yang mereka ceritakan tanpa sikap kritikal atau menilai apa yang didengar.
5. Menolong
Ada kalanya, dengan mendengar seseorang itu dapat menolong individu-individu lain kerana dia dapat merasakan apa yang mereka rasakan dan dapat berfikir dengan menggunakan sudut pandangan mereka.


Langkah Mendengar

Aktiviti mendengar terdiri daripada lima langkah iaitu menerima, memahami, mengingat, menilai dan memberi respons.

1. Menerima
Dalam aktiviti ini seseorang itu menerima mesej yang diucapkan dan dia juga memahami mesej yang diungkapkan melalui bahasa nonverbal, atau bahasa badan. Untuk menerima apa yang didengar dengan lebih baik lagi, lakukan perkara-perkara berikut:
a. Beri tumpuan kepada kata-kata orang itu dan juga kepada gerak-geri bahasa badannya.
b. Dengar apa yang dikatakannya, dan juga dengar apa yang tidak dikatakannya.
c. Tumpukan perhatian kepada orang itu. Jangan sibuk memikirkan apa yang hendak dikatakan.
d. Jangan suka mencelah.
e. Jangan peduli pada gangguan-gangguan yang ada ataupun yang berlaku semasa sedang mendengar.

2. Memahami
Dalam langkah ini cuba fahami apa yang dimaksudkan oleh orang itru, termasuk apa yang difikirkannya. Supaya lebih faham, lakukan perkara-perkara berikut:
a. Kaitkan apa yang dikatakannya dengan apa yang sudah diketahui.
b. Fahami apa kata orang itu dari sudut pandangannya, bukan dari sudut pandangan sendiri.
c. Tunggu sampai dia habis bercakap, baru buat penilaian.
d. Minta lebih banyak penerangan ataupun maklumat.
e. Ulang apa kata orang itu, tetapi dengan menggunakan kata-kata sendiri.

3. Mengingat
Untuk berkomunikasi secara efektif seseorang itu perlu mengingati apa yang sudah didengar. Ada kalanya dia boleh membuat catatan, tetapi dalam perbualan hari-hari seseorang itu tidak membuat catatan. Lakukan perkara-perkara berikut:
a. Kenal pasti perkara-perkara penting yang diucapkannya.
b. Ringkaskan apa yang diucapkannya.
c. Ulang nama-nama dan perkara-perkara yang penting pada diri sendiri.

4. Menilai
Dalam proses mendengar, secara kita tidak disedari seseorang itu sebenarnya melakukan banyak penilaian. Sebagai contoh, apabila ada orang memberitahu dia akan melancong ke Jakarta, si pendengar akan menilai apa agaknya niat orang itu memberitahunya perkara tersebut. Apabila ada orang mengemukakan cadangan projek perniagaan, si pendengar mungkin menilai kata-kata orang itu secara kritikal. Adakah perniagaannya itu praktikal? Adakah ia akan menguntungkan? Siapa yang mahu membelinya? Apabila menilai, lakukan perkara-perkara berikut:
a. Jangan menilai sebelum orang itu habis bercakap.
b. Andaikan orang itu berniat baik.
c. Apabila tidak setuju dengan orang itu, minta penjelasan lebih lanjut.
d. Kenal pasti sama ada apa yang diucapkan oleh orang itu adalah fakta, pendapat peribadinya, ataupun andaiannya sahaja.
e. Cuba kenal pasti kalau-kalay ada prasangka, kepentingan diri ataupun sikap berat sebelah, yang boleh menyebabkan orang itu berkata begitu.

5. Memberi respons
Respons ialah maklumat yang diberikan kepada orang yang bercakap semasa dan selepas seseorang itu mendengar dia bercakap. Respons yang dibuat semasa orang itu masih bercakap semestinya bersikap mendukung, iaitu respons yang menunjukkan seseorang itu betul-betul mendengar apa yang dikatakannya. Respons yang dibuat selepas mendnegar orang itu habis bercakap biasanya lebih panjang. Si pendengar boleh menyatakan empatinya seperti dengan berkata, “Saya faham apa yang awak sedang rasakan.” Seseorang itu boleh meminta penjelasan dengan berkata, “Adakah cara kedua lebih baik daripada cara pertama?” Seseorang juga boleh mencabar apa yang didengar dengan berkata, “Bukti yang awak kemukakan tidak cukup kuat.” Seseorang juga boleh bersetuju denegan berkata, “Cadangan ini sungguh praktikal. Saya setuju.” Apabila memberi respons, lakukan perkara-perkara berikut:
a. Tunjukkan sikap dukungan kepada orang itu dengan menggunakan kata-kata seperti, “hm...., hm....,” ataupun dengan menggunakan gerak-geri seperti mengangguk-anggukkan kepala.
b. Bersikap jujur, sama ada bersetuju ataupun tidak bersetuju dengan apa yang didengarnya.
c. Gunakan ayat-ayat “saya.”
“Saya rasa cara kedua lebih mahal daripada cara pertama.”
“Saya fikir kita perlukan cara-cara lain yang lebih murah.”

Perbincangan berkenaan teknik mendengar dapat juga dibahagikan kepada tiga tajuk: Perhatian, Pemahaman dan Penyerapan.

Pemahaman
Apabila berucap, apa yang lebih penting ialah apa yang didengar dan difahami oleh audiens, bukanlah sangat apa yang diucapkan. Mesej yang diterima adalah lebih penting daripada mesej yang dihantar. Seringkali berlaku di mana audiens salah faham apa yang mereka dengar.
Seseorang itu semestinya mempunyai fikiran terbuka apabila mendengar. Dia mesti bersedia mendengar dan berfikir tanpa mempunyai sebarang prasangka. Fikiran terbuka bukan bermakna minda kosong.
Apabila seseorang itu membuat kajian dan berfikir terlebih dahulu sebelum mendengar sesuatu syarahan ataupun ucapan maka tingkat kefahamannya akan lebih tinggi. Kesanggupan membuat kajian awal adalah bukti sikap mahu menerima idea-idea yang akan didengar daripada orang yang berucap ataupun bersyarah. Dapatkan sedikit sebanyak maklumat berkenaan topik yang akan disampaikan oleh pensyarah. Maklumat itu amat membantu proses memahami isi syarahan. Proses mendengar menjadi lebih mudah. Syarahan yang mudah difahami lebih mudah diingati.
Tingkat kefahaman dapat ditinggikan dengan cara membuat ringkasan isi-isi penting, dan dengan memikirkan implikasi-implikasinya. Perhatikan cara dia bercakap di samping mendengar apa yang dikatakannya. Tekanan suaranya, tekanan pada frasa tertentu, dapat menyatakan maksud sebenar pensyarah. Bahagian-bahagian yang diucapkan dengan lebih perlahan menunjukkan mesej itu lebih penting.
Untuk mendengar secara berkesan, pertama-tama jangan menyimpan sebarang prasangka terhadap pensyarah. Jangan membuat sebarang tanggapan negatif mahupun positif kepada faktor-faktor luaran seperti jenis dan fesyen pakaiannya, roman wajahnya, potongan rambutnya ataupun persembahan dirinya. Cara si pensyarah bercakap pun mungkin tidak menarik, tetapi pasang telinga kepada isi yang disampaikan. Apabila tidak bersetuju dengan apa yang dikatakannya, cari alasan kenapa si pensyarah seharusnya berfikir dari sudut yang berlainan. Ada kemungkinan fikirannya betul manakala fikiran si pendengar yang salah. Ini tidak pula bermakna seseorang itu menerima apa sahaja yang didengarnya daripada mulut pensyarah.
Satu lagi teknik untuk meningkatkan kefahaman ialah membuat catatan nota. Dengan menuliskan apa yang didengar, seseorang itu dapat membuat kesimpulan-kesimpulannya sendiri. Cara ini membantu pemikiran dan memudahkan pemahaman. Apabila seseorang itu berfikiran terbuka dia dapat memahami perkara-perkara positif dan negatif yang disampaikan oleh pensyarah. Apabila ini dapat dilakukan, seseorang itu sudah mendengar dengan berkesan.

Perhatian
Apabila seseorang itu mendengar dengan berkesan, itu tidaklah bermakna dia duduk sahaja dan menantikan ucapan itu sampai ke telinganya. Ada beberapa perkara yang dapat dilakukan untuk dapat mendengar dengan berkesan. Salah satu daripada perkara itu ialah meningkatkan tumpuan perhatian kepada apa yang didengar.
Untuk meningkatkan perhatian kepada pensyarah ataupun penceramah, pilih tempat duduk dari mana seseorang itu dapat melihat orang yang bercakap. Apabila di situ terdapat orang-orang yang bercakap kuat, pindahlah dan duduk di tempat lain, di mana orang tidak bercakap-cakap. Bunyi orang bercakap-cakap mengganggu perhatian dan tumpuan. Sekiranya ada orang menagntuk ataupun tertidur di di situ, pindahlah juga ke tempat lain. Orang malas dan suka tidur boleh mempengaruhi orang lain. Penyakit mengantuk dan tidur dalam majlis boleh berjangkit. Samalah juga dengan orang yang kelihatan bertenaga, ia dapat mempengaruhi orang lain.
Pandang pada penceramah itu pada setiap masa. Wajah dan gerak-gerinya dapat meningkatkan lagi kefahaman. Dengan memandang kepadanya seseorang itu dapat mendengar dengan lebih berkesan.
Orang yang bercakap dapat mengucapkan antara 130-150 perkataan satu minit. Seorang pembaca yang tidak terlatih dapat membaca 200 perkataan satu minit, manakala pembaca terlatih dapat membaca 350 perkataan seminit. Pembaca yang betul-betul mahir dan terlatih dapat membaca sehingga 500 perkataan seminit.
Minda seseorang boleh memahami lebih banyak perkataan daripada apa yang didengarnya. Inilah faktor yang menyebabkan semasa seseorang itu mendengar, mindanya tidak memberi tumpuan sepenuhnya, oleh itu mindanya masih mempunyai ruang kosong. Itulah sebabnya minda si pendengar merayau-rayau lebih pantas daripada pensyarah berucap. Sekiranya seseorang itu dapat memahami 500 perkataan seminit semasa berfikir, dan 150 perkataan seminit semasa dia mendengar, maka dia hanya menggunakan sepertiga daripada keupayaan mindanya. Dua pertiga lagi daripada mindanya kosong dan berkeliaran semasa dia mendengar. Untuk mengatasi kesan negatif gejala ini, seseorang hendaklah menggunakan mindanya dengan berfikir ke hadapan dan membuat nota. Mengambil nota amat membantu pemahaman dan penyerapan.

Penyerapan
Kotak ingatan manusia terdiri daripada banyak bahagian. Sebaik-baik sahaja selepas mendengar orang bercakap, seseorang dapat mengingat perkataan-perkataan yang didengarnya sebentar tadi. Selepas itu, dia akan terlupa perkataan-perkataan itu, dan hanya dapat mengingati konsep-konsepnya sahaja. Selepas sehari, dia akan terlupa konsep-konsep itu pula. Selepas beberapa lama, ia tinggal kenangan sahaja, bertuah kalau masih ada sesuatu yang terus dapat diingat.
Ada pendapat mengatakan sesetengah orang dapat mengingat separuh daripada apa yang didengarnya selepas tiga jam. Para pengkaji di Amerika mendapati hanya 10% sahaja daripada yang didengar dapat diingat selepas tiga hari.
Cara berkesan untuk meningkatkan daya ingatan ialah dengan membuat nota apa yang didengar. Dengan membuat nota ia menjamin apa yang ditulis itu dapat diingati. Membaca nota selepas sehari membolehkan seseorang mengingati semula isi syarahan yang didengarnya. Ia membolehkan ingatan kekal lebih lama lagi. Seseorang tidak perlu mengingati semua perkara yang didengar. Catatan nota berguna sebagai alat mengingat.


Kaedah Membuat Nota

Ada beberapa kaedah yang dapat digunakan bagi mempercepatkan proses menulis nota. Kaedahnya adalah seperti berikut:

1. Gunakan tulisan sambung. Tuliskan perkataan-perkataan dan frasa-frasa yang penting diingat sahaja.

2. Tulis cepat-cepat, dan rumuskan setiap isi yang dibincangkan.

3. Gunakan singkatan ciptaan sendiri. Orang gemar menggunakan cara ini dan ia memang berkesan.

4. Gunakan sistem tulisan ringkas. Ia hampir serupa dengan simbol-simbol trengkas. Ada beberapa kod meringkaskan perkataan yang dapat digunakan. Kaedah ini mudah dipelajari dan sangat berkesan.

5. Apabila boleh, gunakan sistem trengkas, tetapi jika tidak tahu sistem itu, jangan sibuk hendak mempelajarinya pula, cukuplah dengan menggunakan sistem tulisan ringkas ciptaan sendiri.

Sebenarnya, sesiapa sahaja yang menulis laju menggunakan huruf-huruf sambung dia cenderung menulis dengan cara-cara yang ringkas misalnya, tentang menjadi ttg, sebagai menjadi sbg, dan lain-lain menjadi dll. Ini memang menjimatkan masa. Gunakan apa-apa sistem yang ada, tidak perlu diambil semuanya, gunakan yang perlu sahaja. Orang lain tidak perlu membaca nota itu. Gunakan kaedah sendiri, asalkan ia dapat dibaca dan dituliskan semula oleh yang menulis catatan itu. Ada banyak perkataan yang boleh dipendek-pendekkan. “Kt dpt medkn ejn hgg 40%” ialah “Kita dapat memendekkan ejaan hingga 40%,” dan dengan itu sekaligus kita menjimatkan masa. Contoh ejaan perkataan ringkas yang lazim:

cth contoh
bd banding dengan
not nota
sykt syarikat
panjang pjg
bukit bkt
lambat lbt
= bersamaan, serupa
=/= tak bersamaan
—> menjadi
> lebih daripada
< kurang daripada + dan Mendengar Dengan Empati Mendengar dengan empati ialah mendengar untuk mendapatkan makna-makna yang tersirat, iaitu bukan mendengar perkataan-perkataan orang itu, tetapi mendengar makna di sebalik perkataan-perkataan tersebut. Beberapa panduan untuk meninggikan kemahiran mendengar dengan empati ialah: a. Lebihkan mendengar, kurangkan bercakap. b. Tumpukan perhatian kepada perkara-perkara yang menyentuh diri dan perasaan orang itu. c. Biarkan dia berfikir apa yang dia mahu fikirkan. Jangan gesa dia memikirkan apa yang kita rasa dia patut fikirkan. d. Jangan sibuk memberitahu dia apa yang kita fikir dia sepatutnya fikir, rasa ataupun buat. e. Jelaskan apa yang orang itu katakan berkenaan apa yang dia fikir dan rasai. f. Lebihkan perhatian kepada apa yang orang itu rasai, bukan apa yang dimaksudkan. g. Jangan sibuk memberitahu apa sudut pandangan kita. Cuba fahami sudut pandangan orang itu. h. Jangan tunjukkan sikap neutral ataupun objektif. Halangan Mendengar Banyak perbuatan dapat menghalang seseorang daripada mendengar secara yang berkesan. Perbuatan-perbuatan itu ialah: 1. Apabila seseorang itu mendengar dengan niat hendak mencari apa-apa maklumat yang dapat dijadikannya peluru untuk menembak orang itu semula. Maklumat-makumat lain, walaupun relevan, dibuang ke tepi. 2. Apabila seseorang itu berpura-pura mendengar, dia berlaku seolah-olah dia berminat mendengar apa yang dikatakan oleh orang itu, tetapi sebenarnya otaknya di tempat lain. 3. Apabila seseorang itu sudah membuat pilihan, rumusan dan keputusannya sendiri walaupun orang itu belum habis bercakap. 4. Apabila seseorang itu sibuk memikirkan apa yang ada di dalam kepalanya, bukan mendengar orang itu bercakap. Dia berasa fikirannya lebih penting daripada apa yang orang itu fikirkan dan rasakan. 5. Apabila seseorang itu sibuk bercakap, bukan sibuk mendengar. Pantang orang itu berhenti sekejap menarik nafas, dia terus mencelah. 6. Apabila seseorang itu tidak berminat hendak mendengar disebabkan adanya rasa takut orang itu akan mengatakan apa-apa yang tidak disukainya. Setiap orang boleh meningkatkan kemahirannya mendengar. Aspek yang penting dalam mendengar ialah memberi tumpuan. Disebabkan otak manusia boleh bekerja lebih laju daripada kebolehan individu bercakap, maka otak cepat merasa bosan dan suka menyeleweng sewaktu sedang mendengar. Otak yang sedang menyeleweng cepat mengantuk.

Cara yang baik untuk mengelakkan daripada mengantuk dan tertidur ialah dengan membuat rumusan ucapan yang didengar. Satu lagi cara ialah membuat nota untuk rujukan kemudian, dan memikirkan soalan-soalan yang dapat ditanyakan kepada penceramah. Isi-isi penting hendaklah dituliskan. Jangan bergantung kepada daya ingatan sahaja. Lebih penting daripada kepandaian mengucapkan kata-kata yang tepat, betul dan manis ialah kepandaian mendengar. Kepandaian bercakap jarang dapat menjadikan seseorang itu disukai, sebaliknya kepandaian mendengar tidak boleh menjadikan seseorang itu dibenci. Kemahiran Menulis Kenalilah Pembaca Apabila seseorang itu menulis untuk dibaca oleh orang lain, suatu perkara penting ialah dia perlu mengenali siapa yang bakal membaca apa yang ditulisnya itu. Ini mudah sahaja apabila yang ditulis itu adalah surat-surat yang ditujukan khusus kepada seseorang. Sebelum menulis surat, ambil kira tahap pemahaman si penerima surat itu. Sekiranya seseorang itu menulis kepada rakan sejawatannya ataupun kepada individu yang berkecimpung di dalam bidang ataupun kerjaya yang sama maka mereka seharusnya mempunyai tahap pemahaman yang serupa. Tetapi apabila surat itu ditujukan kepada orang awam, manakala isinya adalah berkenaan bidang khusus, bukan semua orang awam mempunyai pengetahuan asas berkenaan bidang itu.
mengenal pasti orang yang akan membaca surat itu, barulah gunakan tiga petua berikut supaya surat itu dapat ditulis dengan ringkas. 1. Beri tahu maklumat yang dia belum maklum. 2. Beri tahu maklumat yang dia perlu tahu sahaja, jangan tulis perkara-perkara yang tidak diperlukannya. 3. Beri tahu maklumat yang perlu diketahuinya sahaja bagi membantu dia memahami mesej dalam surat itu. Di dalam surat-surat ataupun laporan yang ditulis, sda kalanya terdapat aspek-aspek terperinci yang tidak perlu diketahui oleh pembaca. Laporan yang disediakan oleh pakar-pakar mungkin mengandungi huraian teknikal yang tidak diperlukan oleh mereka yang bukan pakar dalam bidang yang sama. Seorang pengurus yang membuat laporan untuk bacaan pengurus kanannya mungkin terlupa si pengurus kanan itu mungkin terlatih dalam bidang yang berlainan. Si pengurus itu mungkin seorang jurutera pengeluaran manakala si pengurus kanannya mungkin seorang akuantan. Apabila menulis untuk orang-orang yang berlainan bidang, ikutlah amalan akhbar. Mereka mengenal pasti ciri-ciri pembaca umum dan mereka menulis dengan menggunakan gaya yang sesuai. Pembaca umum disamakan dengan mereka yang mempunyai pendidikan peringkat menengah oleh itu istilah-istilah dan perkataan yang sudah digunakan pada peringkat sekolah menengah boleh digunakan apabila menulis untuk pembaca umum. Perkataan Bertulis Gaya komunikasi yang utama dalam pengurusan ialah perkataan bertulis. Syarat utama dalam menulis ialah semua tulisan hendaklah ringkas dan mudah, baik perkataannya, ayatnya, mahpun idea-ideanya. Ada individu yang cuba menunjuk-nunjuk pandai apabila menulis. Perbuatan begitu sia-sia saja. Terdapat pula kakitangan syarikat yang ingin naik pangkat cuba menggunakan perkataan-perkataan besar yang sukar difahami. Apabila seseorang itu menulis dengan menggunakan bahasa sebagaimana orang bercakap maka surat-surat dan laporan-laporan pengurusannya menjadi lebih jelas. Menggunakan tanda baca yang mudah dan digunakan dengan betul membantu memudahkan pemahaman. Laporan-laporan yang ditulis dengan jelas dan mudah ia dapat membaca dan lebih pantas. Cara ini bermanfaat memandangkan mereka yang perlu membacanya sentiasa mempunyai tugas-tugas lain. Keputusan-keputusan yang diambil dan tindakan-tindakan yang dijalankan sesudah membaca bahan-bahan itu menjadi lebih bijaksana. Seseorang dapat membaca secara berkesan dengan memberi tumpuan kepada apa yang dibaca dan berlatih. Amalan membuat nota amat membantu bacaan yang berkesan. Ada dua jenis nota yang boleh dituliskan. Pertama ialah dengan mencatat isi-isi utama. Kedua ialah soalan-soalan yang timbul semasa membaca, di mana jawapannya mungkin timbul semasa meneruskan bacaan. Nota-nota itu boleh dicatatkan pada halaman yang dibaca. Buku ataupun laporan tidak semestinya dijaga supaya sentiasa cantik dan bersih. Buat catatan, garis bawah, dan garis tepi apabila perlu kerana ia membantu kefahaman. Gaya Menulis Untuk menulis dengan mudah dan ringkas seseorang itu perlu menyusun bahan-bahan yang ditulisnya dengan menggunakan format susunan yang logikal. Terdapat jenis-jenis perkataan yang sesuai digunakan dan ada pula gaya yang berkesan bagi menuliskannya barulah hasil tulisan itu menjadi ringkas dan mudah dibaca. Prinsip-prinsip yang disenaraikan di bawah dapat menghasilkan gaya penulisan yang berkesan. 1. Gunakan perkataan-perkataan yang mudah difahami oleh pembaca. Jangan gunakan perkataan yang sukar apabila hendak disebutkan bunyinya. Gunakan gaya bercakap yang baik sebagai gaya menulis. Gunakan ayat-ayat yang apabila dibaca seolah-olah ayat-ayat itu adalah skrip orang yang berucap. Bahasa Melayu itu satu sahaja. Bahasa Melayu tulisan tidak sepatutnya berbeza daripada bahasa Melayu ucapan. 2. Jangan gunakan perkataan dan ungkapan slanga. Slanga (atau slang dalam bahasa Inggeris) ialah gaya bahasa yang tidak dihormati. Anak-anak muda mempunyai gaya slanga mereka sendiri apabila bercakap sesama mereka. Sebagai contoh, pada masa buku ini dikarang anak-anak muda menggunakan perkataan ‘cun’ untuk maksud ‘cantik,’ Perkataan-perkataan slanga hendaklah diganti dengan perkataan dan ungkapan mudah yang standard. Juga jangan gunakan tulisan singkat dalam karangan seperti sbg. untuk sebagai, yg untuk ‘yang’, dll untuk ‘dan lain-lain’, sbg untuk ‘sebagai’, spt untuk ‘seperti’ dan seumpamanya. 3. Jangan gunakan istilah-istilah yang dikategorikan sebagai jargon. Jargon ialah perkataan yang hanya difahami oleh mereka yang sama-sama pakar di dalam bidang mereka sendiri. Apabila akauntan bercakap sesama akauntan mereka banyak menggunakan jargon akauntansi. Para pekerja syarikat per-fileman banyak menggunakan jargon di kalangan sesama mereka. Apabila orang bisnes bercakap dengan orang bisnes perkara yang sama berlaku. Jangan gunakan jargon apabila bahan yang ditulis itu akan dibaca oleh mereka yang datang daripada kelompok lain. 4. Jangan gunakan perkataan-perkataan ‘buzzwords’ iaitu sejenis jargon juga. Perkataan-perkataan seperti unjukan paradigma, cemerlang, prestasi, kualiti tanpa cacat, kecacatan sifar, hebat bunyinya tetapi tidak meningkatkan kejelasan apa yang dituliskan. 5. Jangan gunakan ejaan singkatan seperti, KP (ketua pengarah), kk (kerani kanan), ck (cek tendang), hj (harga jualan) dan banyak lagi, yang tidak difahami oleh mereka dari kelompok luar. 6. Sedapat-dapatnya jangan gunakan perkataan-perkataan pinjam-an kecuali perkataan itu sudah diajarkan di peringkat sekolah menengah. Di dalam bahasa Melayu perkataan pinjaman itu mungkin berasal daripada bahasa Inggeris, Arab, Indonesia ataupun lain-lain. 7. Apabila hendak menegaskan sesuatu maksud, jangan suka menggunakan kata-kata penegas seperti ‘saya ingin me-negaskan’, ‘perlu ditekankan di sini’, ‘sila ambil perhatian’ ‘jangan lupa’, dan seumpamanya. 8. Jangan suka menggunakan perkataan yang maksudnya hendak menyeru-nyeru seperti ‘hendaklah’, ‘wajiblah’, ‘sepatutnyalah’, ‘mestilah’, ‘haruslah’ dan lain-lain seperti itu. Jangan pula bahagian yang hendak ditegaskan maksudnya itu ditulis dengan huruf-huruf besar ataupun huruf-huruf tebal. 9. Jangan suka menggunakan perkataan penguat maksud seperti ‘amat’, ‘sangat’, ‘sungguh’, ‘sekali’, ‘betul-betul’, ‘terlalu’, ‘teramat’, ‘teramat-amat’ dan lain-lain seperti itu. 10. Jangan gunakan ungkapan seperti ‘dapatlah dilihat bahawa’, ‘patut diingat’, ‘sebagaimana yang tuan sedia maklum’, ‘jelaslah bahawa’ dan banyak lagi seumpamanya. 11. Jangan gunakan bahasa yang memberi gambaran si penulis tidak yakin seperti ‘barangkali elok juga kalau’, ‘mungkin tuan patut fikirkan’, ‘ada baiknya jika’, ‘seandainya’ ‘kalau saya tidak silap’ dan banyak lagi seperti itu. 12. Jangan gunakan bahasa berbunga-bunga. 13. Jangan membesar-besarkan isu yang dibincangkan, sebaliknya berikan penjelasan yang tepat. 14. Elakkan kekaburan seperti ‘agak besar’, ‘agak kecil’, ‘agak menguntung’, ‘agak maju’ sebaliknya berikan maklumat yang tepat. 15. Jaga ejaan dan jangan malas menggunakan kamus. 16. Jaga supaya nahu dan susunan ayat-ayat betul. 17. Apabila membuat senarai, gunakan nombor, bintang, sempang. Kebiasaan menulis dengan gaya yang baik adalah tabiat yang baik. Jaga kepentingan pembaca, bukan diri sendiri. Perkataan yang berlebihan, jargon yang tidak dapat difahami dan perkataan-perkataan panjang menunjukkan si penulis mahu menunjuk-nunjuk. Tulisan yang ringkas dan mudah menunjukkan si penulis yakin pada apa yang dituliskannya dan yakin kepada diri sendiri. Tulisan Hendaklah Mudah dan Ringkas Kemahiran membuat sesuatu perkara yang susah menjadi mudah dan ringkas adalah penting dalam pengurusan dan dalam kehidupan. Begitulah juga dengan tulisan. Tulislah dengan mudah dan ringkas, maksudnya ayat-ayat hendaklah ditulis pendek-pendek. Ayat yang pendek mempunyai dua ciri: pertama, satu ayat hendaklah mengandungi satu kenyataan sahaja. Kedua, gunakan perkatan-perkataan yang perlu sahaja. Setiap perkataan mesti membawa makna. Seboleh-bolehnya gunakan perkataan-perkataan pendek. Perenggan juga perlu pendek. Tuliskan satu idea penting dalam satu perenggan. Dengan cara ini surat-surat dan laporan menjadi ringkas dan mudah dibaca. 1. Gunakan perkataan pendek Gunakan perkataan-perkataan yang pendek. Perkataan-perkataan yang panjang sukar diproses. Malah perkataan yang terdiri daripada tiga suku kata sudah dikira panjang. Perkataan yang pendek boleh menjadi panjang apabila ia menerima penambahan, sebagai contoh, perkataan soal boleh menjadi panjang seperti persoalan, dipersoalankan, mempersoalkan. Perkataan-perkataan panjang seperti ini lebih sukar difahami. Dua jenis penambahan yang menyukarkan kefahaman ialah ke-an dan per-an, oleh itu jangan gunakan kedua-dua penambahan ini melainkan amat perlu. Penambahan di-kan dan me-kan adalah lebih mudah difahami. Apabila hendak menggunakan perkataan panjang, fikirlah dulu. Cari perkataan yang lebih mudah untuk menyampaikan maksud yang sama. Lebih baik menggunakan dua ataupun tiga perkataan untuk menggantikan satu istilah yang tepat tetapi sukar difahami. 2. Gunakan ayat pendek Ayat hendaklah ditulis pendek-pendek, sebaik-baik setiap ayat terdiri antara 10 hingga daripada 15 perkataan. Lebih sedikit ataupun kurang sedikit tidak mengapa tetapi tentukan janganlah lebih daripada 25 perkataan dalam satu ayat. 3. Gunakan struktur ayat mudah Gunakan binaan atau struktur ayat mudah. Apabila perlu menggunakan ayat majmuk gunakanlah ayat majmuk gabungan. Ayat majmuk gabungan adalah lebih mudah difahami daripada ayat majmuk pancangan. “Pokok-pokok ditanam dahulu baru disiram dengan baja ini.” adalah ayat majmuk gabungan, di mana dua ayat dicantumkan menjadi satu manakala ayat, “Baja ini disiramkan ke atas gunakan pokok-pokok yang sudah ditanamkan terlebih dahulu.” adalah contoh ayat majkmuk yang sukar difahami. 4. Gunakan perenggan pendek SEbaik-baiknya sesuatu perenggan itu terdiri antara 60 hingga 80 perkataan sahaja. Janganlah lebih daripada 160 perkataan. Seseorang akan berasa bosan membaca ayat-ayat yang semuanya sama panjang. Bezakan jumlah perkataan di dalam ayat-ayat kita. Ayat-ayat pendek memberi kesan ada sesuatu yang perlu disegerakan. Ayat-ayat panjang memerlukan tumpuan yang lebih untuk memahaminya. Perenggan-perenggan pendek diselang-selikan antara perenggan-perenggan panjang akan menghilangkan kesan monotoni dan memudahkan proses membaca. 5. Gunakan tanda baca yang mudah Tanda baca digunakan untuk memudahkan proses memahami apa yang ditulis. Apabila ayat-ayat pendek digunakan, tanda koma dan noktah sudah mencukupi. Gunakanlah tanda baca supaya makna ayat menjadi amat jelas. Koma menandakan jeda, manakala noktah menandakan hujung ayat. Sengkang (-), titik bertindih (:), dan koma bertitik (;) sukar difahami maknanya, oleh sebab itu jangan gunakan tanda-tanda baca ini melainkan si penulis tahu cara-cara yang betul menggunakannya. Sempang (-), tanda tanya (?), dan koma terbalik (‘) menandakan kutipan. Dua koma terbalik (“) jarang digunakan untuk menandakan kutipan, sebaliknya satu koma terbalik lebih sesuai. Tanda seru (!) tidak diperlukan disebabkan ia memberi kesan orang yang menggunakannya dalam pengurusan itu masih bertaraf amatur ataupun tidak profesional. Tanda seru menunjukkan adanya unsur-unsur emosi. Ia juga menunjukkan si penulis itu mengajar-ajar pembacanya. Peraturan-peraturan di atas perlu dipatuhi. Seseorang itu perlu bersungguh-sungguh berazam mahu belajar menulis dengan baik. Ini tidak bermakna menggunakan ayat-ayat panjang ataupun menggunakan tanda baca yang susah itu salah. Ada tulisan yang baik mengandungi ayat-ayat panjang. Tetapi tidak ramai orang yang pandai mengarang ayat-ayat panjang yang mudah difahami. Dengan menggunakan ayat-ayat pendek seseorang itu tidaklah menjadi penulis agung tetapi dia dapat menjadi pengurus yang baik. Cara Menulis Angka Angka sentiasa digunakan di dalam kebanyakan surat-menyurat perniagaan dan di dalam laporan-laporan pengurusan yang mengandungi maklumat. Ada kekeliruan sama ada angka perlu dieja dengan huruf ataupun ia perlu ditulis dengan angka. Untuk mengelakkan kekeliruan, ada manfaatnya kita menggunakan satu cara standard, sama ada dalam bentuk deskripsi ataupun jadual yang perinci. Ada beberapa peraturan yang dapat diikut. 1. Angka satu hingga sepuluh hendaklah dieja tetapi ada kekecualiannya. Nilai wang seperti RM0.20 sen, dimensi seperti 3 cm panjang, pecahan yang mengikuti angka lain seperti 4 1/2 kali ganda, boleh ditulis menggunakan angka. Buku membenarkan penulisan angka hingga seratus dieja penuh. 2. Pecahan yang bersendirian, tidak didahului oleh angka, seperti 1/4 hendaklah dieja penuh sebagai seperempat; manakala _ hendaklah dieja setengah. 3. Angka 11 ke atas hendak ditulis angkanya seperti, 21, 36, 1000 dan seterusnya. Anda boleh mengeja bilangan yang digunakan sebagai agakan misalnya, lebih kurang lima puluh, ataupun hampir seratus. 4. Selaraskan penggunaan angka dengan huruf, misalnya; antara 8 hingga 20, ataupun lapan hingga dua puluh. Janganh campur adukkan 8 hingga dua puluh, ataupun lapan hingga 20. 5. Apabila menuliskan beberapa jumlah barang dalam bentuk rentetan, gunakan angka. Contoh: barang-barang itu ialah: 4 buah meja, 32 buah kerusi, dan 12 buah rak buku. 6. Tarikh hendaklah ditulis sebagai 4 November 1994. Janganlah tulis empat November 1994, ataupun 4 November sembilan puluh empat. 7. Elakkan memulakan ayat dengan angka. Contoh: 50 orang menghadiri mesyuarat. Ia hendaklah ditulis sebagai Mesyuarat dihadiri oleh 50 orang. Menulis Surat Persuasi ialah istilah pinjaman daripada bahasa Inggeris persuasion. Makna persuasi ialah keupayaan seseorang mendorong individu-individu lain supaya bersetuju dengan pemikirannya. Ia bukan memutar belit orang lain supaya melakukan sebagaimana yang dikehendakinya. Persuasi bermakna menyusun dan mengemukakan sesuatu maklumat dengan cara-cara yang dapat menarik orang lain menyetujuinya. Dan ini dilakukan dengan niat yang jujur. Di dalam apa jua jenis profesion dan pekerjaan, ganjaran lumayan disediakan bagi mereka yang mahir mempengaruhi pemikiran dan tingkah laku individu-individu lain dengan menggunakan cara-cara dan maklumat yang dikemukakan secara elok dan tersusun. Setiap hari kita menjadi sasaran persuasi orang-orang lain. Iklan di radio, televisyen, akhbar, majalah, papan iklan, filem dan macam-macam lagi media periklanan, semuanya cuba memujuk kita supaya membeli berbagai-bagai produk. Persuasi ialah teknik penjualan yang berkesan. Persuasi bukan setakat salah satu teknik membuat jualan. Usaha mendapatkan persetujuan daripada ketua pun persuasi juga. Meyakinkan orang lain supaya menyokong pendirian anda, menerima diri anda, ataupun menerima idea anda, ini pun persuasi juga namanya. Oleh itu persuasi adalah alat yang wajib dikuasi oleh barang siapa yang perlu mendapatkan sokongan individu-individu lain dalam proses membuat keputusan. Persuasi menggunakan pelbagai alat, antaranya tulisan, bahasa yang diucapkan, gambar, bunyi, data, hujah dan lain-lain lagi. Bagi tujuan buku ini, fokus kita ialah persuasi bertulis, terutamanya persuasi dalam bentuk surat. Untuk menghasilkan persuasi bertulis yang baik, mulakan dengan memikirkan bagaimana persuasi itu hendak dikemukakan. Kumpulkan maklumat yang betul berkenaan: 1. Idea, produk ataupun perkhidmatan anda Maklumat berkenaan perkara yang hendak anda kemukakan itu mestilah terperinci, bukan setakat maklumat am sahaja. Dapatkan sebanyak-banyak maklumat mengenainya. Bandingkan produk itu dengan produk-produk lain yang sejenis. Cuba gunakan sendiri produk itu. Tanya pendapat mereka yang sudah menggunakannya. Sebelum menulis, jawab pertanyaan dibawah: a. Apa faedah yang bakal dinikmati oleh sasaran apabila dia menggunakan produk itu. b. Apa ciri-ciri istimewa yang ada pada produk itu, yang tidak ada pada produk lain. c. Di mana kelebihan produk itu yang sebenarnya daripada kaca mata sasaran. Orang hanya berminat kepada produk baru yang benar-benar mempunyai kelebihan nyata berbanding dengan produk yang kini digunakannya. d. Apa implikasi ataupun kos yang bakal ditanggung oleh sasaran apabila dia membeli produk itu. Setiap produk mempunyai banyak implikasi, di mana harga hanyalah salah satu daripada implikasi itu. 2. Siapa sasaran persuasi surat anda anda itu. Sesetengah persuasi ditujukan kepada seorang individu. Apabila sesuatu persuasi itu ditujukan kepada ramai individu, pastikan anda mempunyai maklumat berkenaan ciri-ciri kelompok sasaran itu, umpamanya apa taraf ekonomi mereka, pendidikan, keperluan dan nilai-nilai kelompok itu. Kelompok berpendapatan rendah mengutamakan penjimatan, tahan lama,mudah diperolehi dan lain-lain ciri yang selaras dengan keperluan mereka. Kelompok berpendapatan tinggi mengutamakan penjimatan waktu, kesihatan, keselesaan, penghormatan, keselamatan dan lain-lain. 3. Apa tindakan yang anda kehendaki daripada sasaran? Apakah yang kita mahu supaya sasaran kita lakukan? Adakah kita mahu mereka mengisi borang langganan dan menyertakan cek bayaran, datang menghadiri sesi demonstrasi, datang ke majlis pelancaran, isi borang soal selidik, atau apa? Komunikasi berkesan tidaklah hanya bergantung kepada perkataan-perkataan yang tertulis tetapi juga kepada cara isi kandungannya dipersembahkan. Rupa wajah sesepucuk surat itu adalah penting disebabkan surat adalah wakil peribadi si penulisnya. Kepala surat dan kualiti kertas yang digunakan adalah penting, begitu juga jenis rupa-huruf atau font dan cara surat itu dikarang. Adalah baik apabila sesebuah organisasi itu belum menggunakan sesuatu gaya penulisan surat yang khusus. Indentasi pada perenggan sudah mula tidak digunakan, manakala tanda baca sudah mula dibuang oleh sesetengah pihak apabila menaip alamat. Sesetengah pihak menggantikan garis bawah dengan huruf besar. 1. Di mana boleh, alamatkan surat kepada individu tertentu. Ada sesetengah organisasi mengehendaki supaya surat-surat tidak dialamatkan secara khusus kepada mana-mana individu, sebaliknya surat itu diberikan nota ‘untuk perhatian’. Di sesetengah organisasi surat-surat individu tidak dibuka oleh orang lain akibatnya sekiranya individu itu bercuti ataupun sakit, surat-suratnya terbiar sahaja. Surat-surat kepada sesebuah syarikat berhad tidak boleh dialamatkan kepada ‘Tetuan....’ Perkataan tetuan hanya digunakan untuk menulis surat-surat yang dialamatkan kepada syarikat-syarikat profesional seperti syarikat guaman, pakar-pakar runding dan seumpamnya. 2. Gunakan sapaan peribadi, misalnya, mulakan surat dengan ‘Yang dihormati Encik Abd. Razak bin Hashim’. Seseorang itu berasa lebih suka membaca dirinya disapa dengan cara-cara yang sopan daripada sekadar membaca sapaan rasmi ‘Tuan’. 3. Setiap surat rasmi hendaklah mempunyai tajuk surat ataupun perkara, melainkan kalau surat itu sangat pendek. Tajuk surat membantu pembaca surat mengenal pasti dengan pantas perkara yang dibincangkan dalam surat itu. Gunakan tajuk-tajuk kecil apabila surat itu panjang, iaitu melebihi tiga halaman. 4. Gunakan bahasa Melayu yang betul ejaan dan nahunya. Tulis surat dengan gaya mudah dan jelas. Kata-kata seperti ‘Adalah saya yang menurut perintah’, ‘Sebagai mana yang tuan sedia maklum’, ‘Di atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan’, tidak membawa makna malah boleh menyinggung perasaan. Kata-kata seperti ‘Saya percaya tuan sedia maklum’ bermakna ‘SAYA YAKIN TUAN TIDAK FAHAM.’ Kata-kata begitu disangka tanda menghormati si penerima surat tetapi belum tentu ia ditafsirkan begitu. 5. Apabila sudah siap menuliskan apa yang hendak dituliskan, tamatkan surat itu. Tidak perlu lagi ditulis perenggan seperti ‘Diharap tuan dapat menjawab dalam kesempatan yang terawal.’ 6. Di bawah tanda tangan tulis pengirim surat itu dengan jelas. Sertakan juga nama jawatan dan jabatannya disebabkan orang yang menerima surat itu betul-betul mahu melihat siapa dia pengirim ‘yang ikhlas’ atau ‘yang benar’ di akhir suratnya itu. Menyusun Untuk Menulis Surat-surat dan laporan perlu disusun secara logikal. Apabila membalas surat, rujuklah kepada surat asal, apabila surat asal mengandungi banyak soalan dan pernyataan, ikutlah rentetan yang sama sewaktu menjawabnya. Apabila perlu membuat ulasan, dahulukan ulasan yang penting daripada yang kurang penting. Tulis semua surat dan laporan menggunakan gaya positif. Sediakan formatnya dahulu kemudian barulah mula menulis. Format tulisan mungkin berbeza-beza menurut rentetan soalan yang ditentukan, objektifnya, fakta, pendapat, kesimpulan, dan perakuan. Format menentukan logik susunan surat ataupun laporan. Walaupun tanpa format seseorang itu masih dapat menulis dengan logikal tetapi ia lebih mudah dengan format yang dibuat lebih awal, oleh sebab format membantu seseorang menyusun fikirannya dengan berdisiplin. Sebenarnya menyusun fikiran dengan berdisiplin adalah lebih sukar daripada menulis. Tentukan apa yang hendak diperkatakan dan apa yang hendak dituliskan kemudian barulah disusun dalam suatu format. Dalam belajar menulis surat, yang penting ialah belajar menulis surat yang kita mulakan, bukan menjawab surat. Format soal-jawab ialah format mudah untuk surat yang objektifnya ialah ‘menjual’ suatu idea, produk, hasil, ataupun diri kita sendiri. Format ini juga amat sesuai untuk membuat laporan ringkas, ataupun apabila menyediakan balasan kepada arahan ‘sila sediakan sebuah laporan ringkas.’ Format soalan-dan-jawapan adalah mudah. Mula-mula tentukan apa yang pembaca ingin tahu, itulah sebabnya seseorang itu perlu mengenal pasti pembaca surat ataupun laporan yang akan ditulisnya. Sekurang-kurangnya dia perlu mengetahui jenis pembacanya. Untuk menyediakan senarai soalan-dan-jawapan gunakan senarai di bawah sebagai panduan am: 1. Kenapa surat ataupun laporan perlu ditulis? 2. Apa perkara yang hendak diperkatakan? 3. Apa yang belum difikirkan lagi? 3. Kenapa saya perlu berkata “ya?” 4. Apa manfaatnya kepada saya? 5. Apa kesan-kesan lain yang akan timbul dari pelaksanaan ini? 6. Berapa lama masanya? 7. Berapa kosnya? 8. Apa keperluan ruang, kakitangan, dll.? 9. Apa akibatnya kalau idea itu ditolak? Soalan-soalan di atas boleh disusun mengikut keperluan penerima laporan. Susunan yang diberi mungkin tidak sesuai dengan objektif khusus sesuatu laporan. Susunan lain boleh mengandungi soalan-soalan yang berlainan. Sesudah siap menyediakan soalan langkah seterusnya ialah menjawab soalan-soalan tersebut. Ada kalanya soalan-soalan itu boleh dijadikan pecahan tajuk laporan. Jawapan boleh diberikan dengan mengambil kira apa soalannya. Ada jawapan yang mudah, sebagai contoh jawapan yang berbentuk fakta, seperti harga, kos, jumlah ju